З 2013 року в Україні скасовано обов’язковість типових форм подорожніх листів. Це означає, що ви не зобов'язані використовувати старі суворі бланки.

Однак, згідно з Законом про бухоблік, будь-яка господарська операція (списання пального) повинна підтверджуватися первинним документом. Ви можете:

Розробити власну спрощену форму документа.
Назвати його «Журнал обліку поїздок», «Акт списання пального» або залишити назву «Подорожній лист», але прибрати з нього зайві реквізити.

Відповідно до ст.9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Автомобіль у користуванні керівника
Навіть якщо автомобілем користується тільки керівник, списання пального без підтверджуючих документів податкова може розцінити як додаткове благо (персональний дохід керівника), що потягне за собою нарахування ПДФО та військового збору.

Що можна вести замість класичного листа
Щоб спростити життя, можна використовувати щомісячний звіт про використання автомобіля. У ньому слід фіксувати:

Показники одометра на початок і кінець місяця.
Загальний пробіг.
Маршрути (можна вказувати узагальнено: «поїздки по господарських потребах у межах області/району»).
Кількість заправленого та фактично витраченого пального за нормами.
Важливо: Якщо автомобіль використовується і в особистих цілях керівника, пальне на ці поїздки не можна списувати на витрати ФГ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!