Спрощення кадрових процедур: електронний облік та трудові книжки

Розглянемо Ваші питання:

1. Так, можна запровадити електронний документообіг.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг». https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text

Процеси створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів у кадровій службі, як і в цілому на підприємстві, повинні відповідати вимогам Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженому наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text

Насамперед визначте обсяг кадрових документів, які існують у паперовому вигляді, та проаналізуйте поточні процеси їх створення, погодження, підписання та зберігання.

Затвердіте внутрішнім документом (наказом) перелік кадрових документів, які будуть переведені в електронну форму (наприклад, заяви працівників, накази про відпустки, відрядження тощо).
Створіть план впровадження з чіткими термінами, відповідальними особами та етапами.

Створіть та затвердьте внутрішнє Положення, яке регламентує порядок створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання та використання електронних кадрових документів на підприємстві.
Внесіть зміни до Правил внутрішнього трудового розпорядку, колективного договору, посадових інструкцій та інших локальних нормативних актів відповідно до нового порядку роботи з документами.

Оберіть відповідну систему електронного документообігу (СЕД), яка підтримує роботу з кваліфікованим електронним підписом (КЕП) або удосконаленим електронним підписом (УЕП) та організуйте процес отримання працівниками власних електронних підписів, необхідних для підписання кадрових документів. А також проведіть інструктаж та навчання для працівників кадрової служби, керівників підрозділів та всіх співробітників щодо правил роботи з новою СЕД та електронними документами.

Втім повністю позбутися паперових документів Вам не вдасться. Адже згідно з законодавством з документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створених в електронній формі (зокрема, наказів, трудових договорів, особових карток працівників тощо), слід виготовляти паперові засвідчені належним чином копії.

Ця вимога зафіксована у абзаці сьомому пункту 193 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18 , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року №55 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text

Таким чином, після запровадження СЕД у Вас мають паралельно формуватися електронні справи та архів і паперові справи і архів. Тому наявність СЕД – це безумовно перевага, але залишиться і ряд клопотів та додаткових навантажень на осіб, відповідальних за діловодство та архів на підприємстві.

Детальніше в нашій статті

https://kadroland.com/news/4323-elektronnii-dokumentoobig-dlya-kadrovika

2.Згідно п. 2.4 Інструкції № 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

Отже, всі записи в трудову книжку виконуються фізично вписавши ручкою, іншого варіанту Інструкція не передбачає.

Однак, згідно ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314 Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування". Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Отже, наразі запис в трудову є не обов’язковим, а тільки за бажанням працівника, інформацію про працевлаштування ПФУ отримає з об’єднаного звіту поданого роботодавцем.

Раді допомогти, звертайтесь ще!