Оформлення виплати матеріальної допомоги працівниці в складній ситуації

Згідно з пп. 165.1.22 ПКУ, пільга на допомогу на поховання від роботодавця застосовується лише роботодавцем померлого працівника. Оскільки помер чоловік, а не сама працівниця, ваша організація (як роботодавець дружини) може надати лише нецільову благодійну допомогу за пп. 170.7.3 ПКУ.

Для 2026 року ліміт неоподатковуваної нецільової благодійної допомоги становить 4660 грн. Найкращим варіантом для неприбуткової організації буде оформлення виплати як разової нецільової благодійної допомоги (згідно з пп. 170.7.3 Податкового кодексу України). Це дозволить уникнути нарахування ЄСВ та частково звільнити суму від оподаткування ПДФО та військовим збором (тобто, оподтаковується лише сума, що перевищує 4660). В 4ДФ - одним рядком, ознака 169, податаки заначаютьсья тільки з суми що перевищує 4660.

Для того, щоб допомога не вважалася частиною заробітної плати (систематичною виплатою), необхідно правильно оформити документи:

Заява працівниці: вона має попросити надати «нецільову благодійну допомогу у зв’язку зі "скрутним матеріальним становищем" або «за сімейними обставинами». Не варто прив'язувати її до посадового окладу в самому тексті заяви, щоб підкреслити її разовий характер.
Наказ керівника: у наказі зазначається підстава (заява працівниці) та сума виплати. Важливо вказати, що це «разова нецільова благодійна допомога». .

Відповідно до п. 3.31 Інструкції зі статистики заробітної плати №5, матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам за сімейними обставинами , не належить до фонду оплати праці. Також ця виплата зазначена у п. 14 розділу I Переліку №1170, що звільняє її від нарахування ЄСВ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!