Оприбуткування основних засобів та програмного забезпечення: нюанси

Так, ви можете обліковувати ноутбук разом із операційною системою як єдиний об’єкт основних засобів на субрахунку 104, а окремо придбаний пакет Office — як нематеріальний актив на субрахунку 127.

Оскільки придбаний ноутбук (19585 грн) сам по собі не досягає вартісного критерію визнання основного засобу, але операційна система Windows 11 Pro (7100 грн) є невіддільною частиною його функціонування, дозволено об’єднати ці витрати і сформувати первісну вартість об’єкта у сумі 26685 грн. Така практика відповідає п. 4 МСБО 38, а також НП(С)БО 7, де йдеться про формування вартості ОЗ із урахуванням необхідного програмного забезпечення. У такому випадку актив обліковується як основний засіб на субрахунку 104, з обраним вами строком корисного використання, наприклад, 60 місяців.

Натомість придбаний примірник програмного продукту Office Home and Business 2024 (10500 грн), оформлений як окремий об'єкт, не є функціональною частиною апаратного забезпечення. Він має усі ознаки нематеріального активу згідно з п. 4 НП(С)БО 8, та підлягає обліку на субрахунку 127. Строк амортизації такого ПЗ ви визначаєте самостійно, орієнтуючись на строк ліцензії або період очікуваної користі (наприклад, 24 місяці), з урахуванням вимог пп. 138.3.4 ПКУ.

Використання субрахунку 109 для такого програмного забезпечення не відповідає його сутності: він призначений для матеріальних об'єктів. Програми, навіть ті, що поставляються у вигляді конвертів із кодами, не мають фізичної форми і мають обліковуватись як НМА.

Документально обґрунтувати визнання активів допоможуть видаткові накладні або акти приймання-передачі від постачальника, а зберігання конвертів з ліцензійними кодами ІТ-відділом забезпечує підтвердження прав на використання, у разі потреби.

Таким чином, у бухгалтерському обліку:

Ноутбук + Windows 11 Pro: Дт 152 — Кт 631 (26 685 грн), потім Дт 104 — Кт 152 (введення в експлуатацію, строк — 60 міс.);
Office 2024: Дт 154 — Кт 631 (10 500 грн), потім Дт 127 — Кт 154 (введення в експлуатацію, строк — 24 міс. або інший, встановлений внутрішнім актом).

Раді допомогти, звертайтесь ще!