Оформлення представницьких витрат директора після закордонного відрядження

Ні, коректно оформити такі витрати як представницькі у відрядженні вкрай складно, і в податковому обліку їх доцільно визнавати оподатковуваним додатковим благом директора.

Для комерційних підприємств поняття «представницькі витрати» окремо не визначене нормативними актами, а витрати на харчування під час відрядження за загальним правилом покриваються добовими. Відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України добові призначені саме для компенсації витрат на харчування та особисті потреби працівника у відрядженні. Тому відшкодування вартості харчування в ресторані понад добові, навіть за наявності чека, не вважається витратами на відрядження.

Для надання таким витратам статусу пов’язаних із господарською діяльністю необхідно мати розширений пакет підтвердних документів: наказ або розпорядження керівника про проведення ділової зустрічі із зазначенням її мети, дати та місця проведення; програму або опис переговорів; список учасників із зазначенням представників контрагентів; звіт або акт про результати проведеної зустрічі; первинний документ — чек із ресторану на суму 172 євро. За відсутності прямих доказів проведення переговорів податкові органи розцінюють такі витрати як особисте споживання працівника.

Кошторис витрат, пов'язаних з проведення представницького заходу

Положення про організацію документообігу та обліку витрат пов'язаних з проведенням представницьких та інших заходів

Програма проведення представницького заходу

Наказ про проведення представницького заходу

Службова записка щодо проведення представницького заходу

У податковому обліку відшкодована директору вартість харчування та чайових визнається додатковим благом. Сума чека у гривнях, перерахована за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, включається до оподатковуваного доходу відповідно до п. 164.2.11 Податкового кодексу України. Податок на доходи фізичних осіб нараховується за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 (Податковий кодекс України, п. 164.5), військовий збір утримується за ставкою 5% без застосування коефіцієнта. Чайові, якщо вони не є обов’язковим сервісним збором, оподатковуються аналогічно.

У бухгалтерському обліку такі витрати відображаються як витрати підприємства з одночасним нарахуванням податків із додаткового блага. Типові записи: відображено витрати за чеком ресторану — Дт 92 (або 93) – Кт 372; нараховано ПДФО з додаткового блага — Дт 92 (або 93) – Кт 641/ПДФО; нараховано військовий збір — Дт 92 (або 93) – Кт 642/ВЗ; відшкодовано директору понесені витрати — Дт 372 – Кт 311.

Раді допомогти, звертайтесь ще!