Положення про організацію документообігу та обліку витрат пов'язаних з проведенням представницьких та інших заходів

_________________________________________________________

^{(повне найменування підприємства із зазначенням підпорядкованості)}

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ____________________

^{(посада керівника підприємства)}

_____________ № __________

^{(число, місяць, рік)}

 

ПОЛОЖЕННЯ

про організацію документообігу та обліку витрат, пов’язаних із проведенням представницьких та інших заходів

 

1.Загальні положення

1.1. Предмет Положення.

Положення про представницькі витрати  ТОВ «_________» (надалі – Товариство) регламентує єдиний підхід до організації документообігу, встановлення обмеження (лімітування) таких витрат, встановлює строки надання документів та порядок їх обробки при проведенні представницьких та інших заходів.

1.2. Визначення понять.

Представницькі витрати - витрати товариства на проведення представницьких  та інших заходів.

Представницькі заходи – це заходи, спрямовані на організацію та проведення прийомів і обслуговування представників інших підприємств, делегацій, у т.ч. іноземних, що прибули за запрошенням товариства або без такого запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, обміну досвідом, встановлення та підтримки взаємовигідного співробітництва та ділових контактів, а також вирішенням питань, пов'язаних з господарською діяльністю товариства.

Інші заходи – це заходи, спрямовані на організацію та проведення товариством корпоративних заходів, пов'язаних з господарською діяльністю товариства, у тому числі спрямованих на просування товарів, технологій та ідей; навчальні заходи, пов'язані з підвищенням професійного рівня працівників товариства, а також заходів, пов'язаних з формуванням позитивного іміджу товариства в зовнішньому середовищі, підтримкою внутрішньої корпоративної культури товариства.

Відповідальний працівник товариства – особа, яка у відповідності зі своїми посадовими обов'язками та/або розпорядженнями/ Наказами має повноваження виконувати певні дії, пов'язані із проведенням представницьких та інших заходів, та відповідає за їх належне виконання, у тому числі й за надання Звітів та підтверджувальних документів про їх виконання.

Звіт – звіт про використання коштів, виданих на відрядження або підзвіт – документ, який складається працівником товариства - особою, відповідальною за використання коштів на представницькі та інші заходи, та надається на затвердження Директору у випадках, передбачених даним Положенням, у строки, порядку та за формою, встановленими чинним законодавством України.

Підтверджуючі документи – документи, які підтверджують вартість витрат, понесених у зв'язку з проведенням представницьких та інших заходів, розрахункові документи, складені відповідно до вимог Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

До підтверджуючих документів відносяться (але не виключно): запрошення, листи, накладні, рахунки – фактури, акти виконаних робіт/послуг, квитанції, розрахункові чеки, сліпи та ін., складені організаціями, які надали товариству товари/ роботи/ послуги.

Для здійснення операції в бухгалтерському обліку підтверджуючі документи повинні мати обов'язкові реквізити:

- назву документу (форми);

- дату складання документу;

- місце складання документу;

- назву одержувача коштів;

- зміст операції;

- суму операції;

- номери рахунків і назву банку для перерахування коштів;

- підписи осіб, відповідальних за здійснення операції.

У випадку одержання послуг від фізичних осіб – підприємців, разом з підтверджуючими документами необхідно надавати копії Свідоцтва платника єдиного податку (за наявності), виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців (для резидентів), виписки з державного реєстру, що підтверджує реєстрацію постачальника послуг підприємцем (для нерезидентів).

 

2. Мета представницьких та інших заходів

2.1. Основною метою проведення товариством різних видів представницьких заходів є їх рекламна направленість, а саме: залучення уваги громадськості та контрагентів до діяльності товариства, товарів, технологій, ідей, формування іміджу товариства в зовнішній діловій сфері, отримання необхідної для господарської діяльності товариства інформації та довгострокова підтримка ділових зв'язків з партнерами.

До представницьких заходів відносяться заходи, орієнтовані  на зовнішніх партнерів товариства, представників державних і ділових структур з питань, пов'язаних з господарською діяльністю товариства.

До представницьких заходів відносяться наступні заходи, але не виключно:

−      проведення офіційних прийомів або ділових зустрічей, включаючи організацію переговорних процесів, презентацію продуктів (товарів, робіт, послуг);

−      проведення різного роду зборів, конференцій, нарад, круглих столів;

−      організація свят із приводу урочистих, ювілейних або значимих дат і подій у діяльності товариства;

−      привітання зі святковими датами та ювілейними подіями в діяльності партнерів товариства.

2.2. Основною метою проведення товариством інших заходів є розширення та одержання нового професійного досвіду працівниками товариства з метою збільшення продуктивності праці та просування продажів продуктів (товарів, робіт, послуг), впровадження нових технологій, обмін необхідною інформацією, передача досвіду та знань провідних спеціалістів молодим кадрам, мотивація та заохочення працівників товариства за високі показники в роботі, зімкнення колективу й зацікавленість працівників у довгостроковій роботі в товариству, інші мотиваційні заходи, спрямовані на просування продуктів (товарів, робіт, послуг) (презентації, мотиваційні акції для працівників тощо).

До інших банківських заходів відносяться наступні заходи, але не виключно:

−      проведення корпоративних нарад, тренінгів, переговорів, конференцій, круглих столів і т.п.;

−      проведення мотиваційних акцій для працівників товариства, включаючи організацію розіграшів, призів, подарунків серед працівників товариства;

−      проведення навчальних заходів для працівників товариства, у тому числі пов'язаних зі збільшенням продажів продуктів (товарів, робіт, послуг);

−      організація проведення засідань, а також щорічних та інших зборів органів управління товариством.

2.3. Ділові зустрічі та переговори, а також інші представницькі та інші заходи можуть проводитися в офісі (приміщенні) товариства, або за межами приміщення товариства (у неформальній обстановці). Представницькі заходи можуть проводитися, як на території України, так і за її межами (під час перебування у відрядженні).

 

3. Види представницьких витрат

До основних видів витрат товариства, пов'язаних із представницькими та іншими заходами, відносяться, але не винятково, витрати на:

−      оренду приміщень для проведення заходів, організацію проживання представників запрошеної сторони;

−      оренду основних засобів та іншого устаткування, необхідного для організації заходів;

−      транспортне обслуговування, оренду транспорту, доставку транспортними засобами, включаючи оплату проїзних квитків і оплату трансфертів і таксі;

−      оплату послуг бронювання місць проживання та проїзних квитків;

−      оплату послуг візових відділів посольств;

−      оплату послуг охорони, у тому числі фізичної охорони;

−      оплату послуг перекладача, включаючи послуги з перекладу та офіційного завірення документів;

−      надання в тимчасове користування засобів зв'язку, комп'ютерного та іншого матеріально - технічного забезпечення;

−      публікацію в засобах масової інформації (далі – ЗМІ), друк запрошень, випуск оголошень;

−      виготовлення рекламної продукції та сувенірів з логотипом товариства;

−      оформлення місць проведення представницьких та інших заходів, включаючи оформлення прибудинкової території, де проводяться зазначені заходи;

−      організацію культурних та розважальних заходів (організацію та відвідування екскурсій, театрів, музеїв, виставок, концертів, спектаклів і т.п.);

−      придбання послуг лекторів, інструкторів, консультантів, інших фахівців, які залучаються до проведення зазначених заходів, включаючи навчання працівників товариства;

−      організацію нагородження кращих працівників товариства у вигляді виплати премій, вручення призів та подарунків, у тому числі у грошовій формі, надання путівок на відпочинок, оплати навчання, вручення грамот та дипломів, організації екскурсій, відвідування театрів, музеїв, виставок, концертів, спектаклів і т.п.;

−      організацію харчування, включаючи спільні сніданки, обіди та вечері, буфетне та фуршетне обслуговування, кава-паузи та інше;

−      придбання вітальних наборів у вигляді квітів, продуктів харчування, вітальних листівок, сувенірної продукції;

−      інші види витрат на представницькі та інші заходи, пов'язані з господарською діяльністю товариства.

 

4. Порядок організації документообігу щодо проведення представницьких та інших заходів

4.1. Розпорядчими документами про проведення представницьких та інших заходів (далі – розпорядчі документи) є:

   - Наказ (основні вимоги до оформлення Наказу наведено в Додатку 1 до даного Положення);

   - службова записка (надалі - СЗ) від особи, уповноваженої на проведення представницького заходу, оформлена на ім'я Директора у випадках, коли наказ не видається (основні вимоги до оформлення СЗ наведено в Додатку 4 даного Положення).

            Розпорядчі документи про проведення представницьких та інших заходів оформлюються самостійними структурними підрозділами товариства чи відповідальними працівниками за зоною відповідальності з урахуванням встановлених повноважень та затверджуються Директором.

            4.2. Наказ оформлюється у випадках:

-  якщо організація заходу вимагає проведення попередніх підготовчих заходів та потребує понесення різних видів витрат, пов'язаних із проведенням заходу (пошук місця проведення заходу, залучення сторонніх організацій для проведення заходу, розрахунків за надані товариству товари/ роботи/ послуги в безготівковій формі, розсилка запрошень, розміщення інформації в ЗМІ тощо);

- якщо відповідні представницькі та інші заходи проводяться на періодичній (регулярній) основі (наприклад, наказ на проведення тренінгів, навчання працівників по заздалегідь запланованому графіку, наказ на проведення рекламних заходів з періодичною умовою вручення призів, подарунків: щомісяця, щотижня та інше). В цих наказах обов’язково зазначається вид витрат для проведення регулярних заходів, перелік відповідальних працівників товариства, яким дозволений даний вид витрат і встановлені обмеження (ліміти) по кожному виду витрат;

- якщо відповідно до завдання Директора працівник уповноважений виконувати представницькі функції перебуваючи у відрядженні. Такі повноваження зазначаються у відповідному наказі про відрядження.

4.3. СЗ оформлюється у випадках:

- організації окремих (не масових) представницьких та інших заходів, з єдиним цільовим призначенням таких заходів із проведенням уповноваженими  працівниками готівкових розрахунків за надані товари/ роботи/ послуги (наприклад, ділова зустріч із партнерами як на території товариства так і за його межами, придбання товарно-матеріальних цінностей для привітання контрагентів із нагоди урочистих подій, свят тощо).

            Оформлена уповноваженим на проведення заходу відповідальним працівником СЗ, погоджується з керівником самостійного структурного підрозділу, начальником Фінансового відділу чи його заступником. При проведенні представницького заходу Директором, СЗ оформлюється та підписується ним та візується Начальником фінансового відділу чи його заступником.

4.4. Розпорядчі документи повинні містити в обов'язковому порядку, але не виключно:

- мету проведення заходу,

- дату та місце проведення заходу,

- програму заходу,

-перелік працівників товариства, відповідальних за організацію заходу та/або  запрошених до участі у заході з боку товариства,

- інформацію про представників запрошеної сторони,

- кошторис витрат відповідно до бюджету заходу,

- додаткову інформацію, яка необхідна для організації заходу та пов'язана з його проведенням.

            4.5. Програма представницького заходу включає порядок проведення запланованих заходів, дату, час і місце їх проведення. Основні вимоги до оформлення програми наведено в Додатку 2 до даного Положення.

4.6. Офіційні запрошення оформлюються в письмовій формі (на  бланку товариства або у вигляді листівки) або розсилаються засобами внутрішньої електронної пошти. Письмові запрошення підписуються, а електронні узгоджуються  Директором.

4.7. Кошторис включає в себе всі необхідні передбачувані витрати, пов'язані із проведенням заходу. Основні вимоги до оформлення кошторису наведено в Додатку 3 до даного Положення.

4.8. Документи, зазначені в даному розділі, оформлюються з дотриманням усіх строків, необхідних для організації такого заходу та здійснення попередніх витрат. Якщо у товаристві встановлені обмеження (ліміти) на певний вид витрат, кошторис на такі витрати повторно не затверджується. У випадку, якщо відповідальним працівником товариства понесені витрати, що перевищують установлені обмеження (ліміти) чи затверджений в кошторисі бюджет, складається додатковий кошторис та затверджується Директором.

 

5. Фінансування представницьких та інших заходів та способи розрахунків.

5.1. Оплата витрат, пов'язаних із проведенням представницьких та інших заходів, контроль за дотриманням обмежень (лімітів), передбачених даним Положенням та іншими розпорядчими документами товариства,  а також нарахування, утримання і перерахування до бюджету податків, пов’язаних із такими витратами, здійснюється відділом бухгалтерського обліку.

            5.2. Оплата витрат, пов'язаних із представницькими та іншими заходами здійснюється в безготівковій формі, у тому числі з використанням платіжних карток.

            5.3. Готівкова форма розрахунків дозволяється тільки у виняткових випадках, а саме

у випадках терміновості проведення заходу та/або при розрахунках із фізичними особами та фізичними особами – підприємцями. 

            Розрахунки в готівковій формі дозволяються, якщо сума готівки, виданої авансом/ витраченої відповідальним працівником товариства погоджена з директором та не перевищує 50 000,00 (п’ятдесят тисяч) гривень 00 копійок. Дане обмеження може бути змінене на підставі внутрішніх розпорядчих документів товариства, але не більше сум обмеження готівкових розрахунків відповідно до діючого законодавства («Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затверджене постановою Правління  НБУ від 29.12.2017  № 148). Кошти в підзвіт (аванс) для організації та проведення представницьких і інших заходів видаються відповідальному працівнику товариства на підставі розпорядчого документу (Наказ/ СЗ)  через касу товариства.

5.4. У випадку якщо, представницький або інший захід проводився без видачі коштів у підзвіт відповідальному працівнику товариства, компенсація витрат, пов'язаних із організацією  та проведенням заходу, здійснюється на підставі Наказу/СЗ за фактом надання таким працівником Звіту та підтверджуючих первинних та інших документів у порядку та строки, визначені в п. 6 даного Положення.

            5.5. Оплата витрат на представницькі та інші заходи може здійснюватися в безготівковій формі з використанням корпоративних платіжних карток.

Витрати, пов'язані із проведенням представницьких та інших заходів, обмежуються встановленим платіжним лімітом на корпоративних платіжних картах товариства (далі – платіжний ліміт). Перелік категорій відповідальних працівників товариства, розмір платіжного ліміту для користування корпоративною карткою, а також порядок використання платіжного ліміту, включаючи невикористаний залишок попереднього періоду, встановлюється Наказом.

Облік платіжного ліміту ведеться по відношенню до кожного відповідального працівника товариства окремо.

При здійсненні відповідальним працівником товариства представницьких та інших витрат з використанням зарплатної картки, підтверджені витрати підлягають компенсації такому працівнику в межах встановленого обмеження, без права їх повторного використання у звітному місяці з цією ж метою через корпоративну платіжну карту.

 

6. Документи, що надаються до відділу бухгалтерського обліку після завершення представницьких та інших заходів

6.1. Незалежно від способу оплати витрат на представницькі та інші заходи, такі витрати мають бути належним чином підтверджені первинними документами, а також іншими документами, які свідчать про фактичне використання коштів за їх призначенням. Формування витрат здійснюється відділом бухгалтерського обліку на підставі отриманих підтверджуючих документів, визначених в цьому пункті.

6.2. У разі безготівкових розрахунків (крім розрахунків працівника власною платіжною карткою) відповідальним виконавцем складається Звіт про фактичне використання коштів на проведення заходу за формою Додатка 5 до даного Положення (надалі – Звіт про фактичні витрати). У Звіті про фактичні витрати зазначаються усі документально підтверджені витрати із посиланням на відповідні первинні документи (договори, видаткові накладні, акти виконаних робіт/ послуг, тощо), які були фактично понесені у зв’язку із проведенням заходу. 

До Звіту про фактичні витрати додаються оригінали первинних документів, а також інші матеріали, які свідчать про фактичне використання товарів/ робіт/ послуг під час проведення заходу, наприклад, але не виключно:

-          сценарій, презентація заходу,

-          фото звіти, роздруковані матеріали, які використовувались у ході заходів,

-          рекламні матеріали,

-          документи про результати розіграшу призів, подарунків, акти приймання-передавання товарно-матеріальних цінностей фізичним особам – учасникам заходу,

-          тощо.

Звіт про фактичні витрати разом з усіма документами та матеріалами погоджується з начальником відповідного самостійного структурного підрозділу,  затверджується Директором, та надається на паперових носіях та в електронному вигляді до відділу бухгалтерського обліку.

6.3. Якщо витрати на проведення представницьких та інших заходів здійснювалися відповідальним працівником товариства готівкою або з використанням власної платіжної картки, для підтвердження фактичного використання коштів і формування витрат до відділу бухгалтерського обліку надається завірений Директором Звіт, підтверджуючі первинні та інші документи, матеріали, зазначені в п.6.2 даного Положення. У такому ж порядку здійснюється формування витрат, пов'язаних із проведенням представницьких і інших заходів під час відрядження.

6.4. З урахуванням вимог законодавства та внутрішньої функціонально-технологічної документації товариства для підзвітного працівника встановлюються наступні строки надання Звіту до відділу бухгалтерського обліку:

-   наступного дня, але не пізніше 5 днів після закінчення виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням Директора (Наказу/СЗ). У випадку порушення строків закриття заборгованості, до відповідального працівника товариства застосовуються штрафні санкції в порядку та розмірах, передбачених ПКУ;

-   у випадку видачі відповідальному працівнику товариства коштів у підзвіт на представницькі та інші заходи при перебуванні такого працівника у відрядженні - не пізніше 5 днів після повернення з відрядження.

 6.5. Якщо згідно дозвільних документів метою представницького заходу було виконання конкретної дії (наприклад, погодження та/або підписання договору), відповідальний працівник товариства вказує в СЗ за формою Додатка 4 до даного Положення інформацію про фактично досягнуту мету.

6.6. У випадку порушення відповідальним працівником товариства строків надання Звітів/ відмови в наданні Звіту та/або підтверджуючих документів та матеріалів заходу керівник відділу бухгалтерського обліку направляє засобами внутрішньої електронної пошти інформацію про не надання документів на ім'я керівника/куратора відповідного самостійного структурного підрозділу товариства, а у випадку відсутності такого – на ім'я Директора для прийняття відповідних дій та рішень.

6.7. При здійсненні оплати витрат, пов'язаних із проведенням представницьких та інших заходів, в іноземній валюті, формування витрат товариства здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством України.

 

Назва посади особи,

 

Візи, відмітки про ознайомлення з положенням на аркуші ознайомлення

 

Додаток 1

 

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_____________»

ТОВ «______________»

 

Код ЄДРПОУ ________________

 

НАКАЗ

 

 

 

 

Про проведення __________________

 

 

У зв’язку з виробничою необхідністю  з метою_________________________________

 

НАКАЗУЮ:

1. Організувати та провести __.__.20__р. ___________________ (надалі – Захід) із представниками _____________________. Місце проведення Заходу:_________________.

2. Відповідальним за організацію та проведення Заходу призначити ________________.

3. Затвердити Програму проведення Заходу згідно з Додатком 1.

4. Затвердити плановий кошторис витрат по організації заходу згідно з Додатком 2.

5. Затвердити перелік учасників Заходу згідно з Додатком 3 до цього наказу.

7. За результатами проведення Заходу відповідальному за його організацію та проведення надати до відділу бухгалтерського обліку:

-  у п’ятиденний термін від дати завершення Заходу зведений Звіт про фактичні витрати на проведення заходу, первинні та інші документи;

8. Контроль виконання Наказу покласти на __________________________________.

 

 

 

Візи та відмітки про ознайомлення з наказом

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «_____________»

____________________________

 «__»_____________ 20__р.

________________________

 

ПРОГРАМА ПРОВЕДЕННЯ ЗАХОДУ

_______________________________________________________________

згідно наказу від __.__.____ №___

 

Дата проведення:
Місце проведення:
Програма заходу: (В хронологічному порядку зазначається перелік запланованих заходів, відповідальні за їх проведення)
8:00
9:00
10:00
13:00
17:00
19:00
20:00

 

 

Програму склав:

Посада відповідального виконавця                   _________                _______________

 

Погоджено:

Керівник відповідального підрозділу                _________                _______________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «_____________»

____________________________

 «__»_____________ 20__р.

________________________

 

Кошторис

витрат, пов'язаних із проведенням заходу

_______________________________________________________________

згідно наказу від __.__.____№___

 

№ з/п	Заплановані витрати  Наприклад:	Відповідальний підрозділ	Сума, грн.
1	Витрати на розміщення інформації в ЗМІ про проведення рекламних заходу
2	Витрати на  закупівлю і доставку рекламних товарів, подарунків тощо  для проведення заходу Стартовий пакет учасника спортивного заходу під назвою «Nova Poshta Kyiv Half Marathon» Стартовий пакет учасника спортивного заходу під назвою «Nova Poshta Kyiv Half M«Nova Poshta Kyiv Half Marathon»
3	Витрати на організацію представницького фуршету за участю партнерів товариства
4	Трансфер учасників рекламного заходу
5	Продукти харчування для проведення представницького фуршету
6	Святкове оформлення залу
7	Організація прес-конфренції (фотограф, підготовка прес-скриптів, модерація)
	РАЗОМ:	Х

 

 

Кошторис  склав:

Посада відповідального виконавця            ______________            ________________

 

Погоджено:

Керівник відповідального підрозділу         ______________            ________________

 

 

Додаток 4

 

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «_____________»

ТОВ «______________»

 

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

 

Кому: Директору ТОВ «______________»

 

Від: __________________ ______________

 

від __.__.____ №____

 

Тема: _________________________________________

 

У зв'язку з виробничою необхідністю з метою______________________ були проведені переговори/зустріч/представницький захід із представниками _____________.

 

Місце проведення заходу:  ________________ .

Дата проведення заходу:   «___» ________20_ р.

За результатами проведення переговорів (зустрічі)  досягнута домовленість про партнерські  відносини/співробітництво з питань _________________________________.

За підсумками проведення заходу понесені фінансові витрати в сумі   ______грн., які прошу відшкодувати, згідно Звіту про фактичні витрати на проведення заходу,  первинних та інших документів, які додаю.

 

Витрати на проведення заходу  були здійснені в рекламних цілях, в рамках господарської діяльності товариства, згідно встановлених лімітів.

 

Посада відповідального виконавця     _______________     _________________

Погоджено:

Керівник відповідального підрозділу        _______________     _________________

 

Начальник Фінансового відділу/

Заступник Начальника Фінансового відділу       _______________ ______________

 

Виконавець:

______________

тел. ______________

Додаток 5

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «_____________»

____________________________

 «__»_____________ 20__р.

________________________

 

ЗВІТ

ПРО ФАКТИЧНІ ВИТРАТИ НА ПРОВЕДЕННЯ ЗАХОДУ

_______________________________________________________________

згідно наказу від __.__.____ №___

Витрати на проведення заходу були здійснені в рекламних цілях в рамках господарської діяльності товариства згідно з попереднім кошторисом у повному обсязі. На організацію та проведення заходу було витрачено:

№ п/п	Стаття витрат*	План, грн.	Факт, грн.	Найменування контрагента за отриманими товарами/роботами/ послугами	Підтверджуючі документи*
1
2
3
4
	УСЬОГО:

 

* Вказується перелік фактично понесених витрат і первинних документів.

 

 

Підтверджуючі документи в кількості ___шт. додаються.

 

 

Посада відповідального виконавця           ________________      ________________

Погоджено:

Керівник відповідального підрозділу        ________________      ________________