Визначення дій з виплат та звітності після загибелі працівника

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП). Підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є належним чином оформлене свідоцтво про смерть або ж рішення суду. Дата наказу та дата припинення трудових відносин (день смерті) збігатися не повинні. (див. лист Мінсоцполітики № 284/06/186-10 від 21.12.2010 р). Тож наказ на звільнення має бути датований груднем 2025 р., дата звільнення - 04.01.2024.

Щодо померлих працівників ДПС дотримується такої думки: на виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, єдиний внесок нараховується та сплачується на загальних підставах ЗІР, категорія 201.04.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134 .Тож, належні йому до виплати при звільненні суми оподатковуються на загальних підставах. Тобто сплачуються ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Але на сьогодні маємо ІПК від 02.12.2024 №5498/ІПК/99-00-24-03-03 в якій зазначається, що суми грошових компенсацій за невикористані щорічні відпустки, які нараховуються померлому працівнику після його смерті, тобто він вже не є застрахованою особою, не є базою нарахування єдиного внеску, а також не підлягає відображенню в додатку Д1 до Розрахунку, оскільки відсутній суб’єкт, на користь якого проводиться таке нарахування.

Тож на нашу думку, ЄСВ безпечніше платити.

Оскільки позиції ДПС щодо нарахування ЄСВ на суму компенсації протилежні, радимо додатково замовити ІПК і користуватися отриманою відповіддю.

Щоб відобразити звільнення працівника слід подати уточнюючий Додаток 5 за січень 2024 р. Звіт подаєте за місячною формою для звітування в періоді січень 2024 р. Рядок з інформацією про звільнення в Додаток 5 Додаєте з ознакою "0" в графі 20.

Відображення в додатку 1 компенсації за невикористану відпустку, нараховану після звільнення, не передбачено нормами Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0111-15#n368. Тож, варто використати КТН 1. Цей код використовують коли зарплата нарахована більш ніж за місяць або якщо після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час або згідно з рішенням суду. Компенсація за невикористану відпустку не є виплатою за відпрацьований час, але іншого варіанту заповнення Д1 без відображення кількості днів Порядок 4 не передбачає.
Отже, в жовтні 2025 р Додаток 1 заповнюйте наступним чином:

гр. 8 – «1» або «2», гр.9 – «1», гр. 10 – «012024», гр.14 – не заповнюйте, гр.16-17 – сума компенсації, гр.20 – нарахований ЄСВ.

Сума заробітної плати, яка не була одержана померлим працівником, та виплачується податковим агентом членам його сім’ї, відображається у додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «101» із зазначенням ідентифікаційного номера померлого працівника.

Роз'яснення ДПС в ЗІР, категорія 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28373 . В графі 8 слід зазначити дату звільнення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!