Коли ТОВ здійснює ремонт орендованого приміщення господарським способом, одного лише акта списання матеріалів недостатньо для належного документального оформлення таких витрат. Законодавство вимагає наявності первинних документів, які достовірно підтверджують факт, обсяг та доцільність господарської операції (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

На початковому етапі доцільно скласти дефектний акт або відомість дефектів. У цьому документі відповідальна особа (наприклад, завгосп або працівник технічного відділу) фіксує перелік несправностей, які потребують усунення. Саме цей документ обґрунтовує потребу в ремонті й слугує підставою для прийняття рішення керівником.

Наказ керівника, що вже оформлений, має містити визначення характеру робіт як поточного ремонту. Це принципово, адже поточний ремонт спрямований на підтримання приміщення в належному стані, а не на поліпшення його характеристик, і відповідно витрати на нього можуть бути включені до складу витрат поточного періоду, а не капіталізовані.

Далі, перед складанням акта списання матеріалів, потрібно мати документальне підтвердження фактичного використання матеріалів у процесі ремонту. Це може бути звіт про використання матеріалів, який складається особою, що проводила роботи, або акт виконаних робіт, якщо його ведуть навіть у внутрішньому обліку. У цих документах зазначається, які саме матеріали, у якій кількості та для яких робіт були використані. Для обліку відпуску матеріалів також можливе застосування лімітно-забірної картки.

Акт на списання матеріалів, що складається на підставі зазначених документів, є фінальним і підтверджує факт використання будівельних матеріалів. Він забезпечує бухгалтерське проведення, наприклад, за дебетом рахунків 23, 91, 92 або 93 — залежно від напрямку витрат, і кредитом 205.

Наявність повного пакету документів — від дефектного акта до акта списання — не лише відповідає вимогам обліку, а й захищає підприємство в разі податкової або фінансової перевірки, демонструючи економічну обґрунтованість і цільове використання витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!