Цього не варто робити в такій формі. Передача пального з паливної картки або талонів компанії до бака особистого автомобіля директора є фактичною передачею пального. Згідно з пп. 14.1.212 Податкового кодексу України, будь-яка операція з фізичної передачі пального вважається його реалізацією. Це має серйозні наслідки.

Якщо автомобіль не оформлений в оренду або наданий у користування за договором позички, підприємство не має права заправляти автомобіль працівника, засновника чи директора, незалежно від статусу такої особи. Це буде порушенням законодавства про обіг пального — фактичною реалізацією пального без ліцензії. Повторимо: передача пального прирівнюється до реалізації (пп. 14.1.212 ПКУ).

У випадку такої ситуації податкові наслідки наступні:

Вартість пального вважається додатковим благом, що підлягає оподаткуванню:

ПДФО — 18%,
військовий збір — 5%,
ЄСВ — 22% (за наявності трудового договору з директором),
базу для ПДФО та військового збору слід розраховувати із застосуванням натурального коефіцієнта.
Втрата права на податковий кредит, оскільки використання пального вважається не господарським (п. 198.5 ПКУ).
Порушення вимог ПКУ щодо обов’язкової реєстрації платником акцизного податку.
Порушення ліцензійних умов згідно з п. 15 ст. 73 Закону № 3817-IX від 18.06.2024.
Альтернативні законні варіанти:
Компенсація за використання особистого транспорту.
Це можливо за умови, що директор сам купує пальне, обслуговує авто тощо. Підприємство лише виплачує компенсацію, узгоджену сторонами. Вона оподатковується ПДФО (18%) та військовим збором (5%), але не обкладається ЄСВ, оскільки входить до Переліку № 1170. Компенсацію можна передбачити у трудовому договорі або окремо.
Оренда авто підприємством.
У цьому разі авто можна заправляти, як і власне. Але якщо директор використовує орендоване авто у власних цілях — виникає додаткове благо, що підлягає оподаткуванню. також, договір оренди має бути посвідчений нотаріально (ст. 799 ЦКУ)
Позичка (безоплатне користування).
Договір позички не потребує обов’язкового нотаріального посвідчення . При цьому підприємство має право покривати витрати на експлуатацію авто, включаючи заправку. На позчику розповсюджуься ті ж умови, що і на договори оренди, це зазначено в ЦКУ ст827. Тому, утримання позиченого авто, здійснення йог обслуговування - справа позичальника.

Потрібно:

затвердити норми витрати пального;
оформити подорожні листи;
оформити акти списання пального за звітними даними 9подороніми листами, що свідчать про господарський характер поїздок)

.
Порівняльні переваги та недоліки:
Компенсація: директор вільно користується свохм авто у вільний час і коли забажає, податки утримуються із зарплати, не відображається у Додатку 1, а лише в 4ДФ з ознакою доходу 126.
Недолік — оподаткування фізособи.

Оренда або позичка: можна оформлювати витрати підприємства, проводити заправку, як для службового авто.
Недолік — авто юридично перебуває у користуванні підприємства, і поєднати службове та особисте використання складно. Якщо директор користується авто у власних цілях — виникає оподатковуване додаткове благо. Постійне переоформлення договорів є трудомістким і не завжди доцільним.

Раді допомогти, звертайтесь ще!