Дійсно, у разі наявності філій, платник ПДВ має право делегувати право складення ПН/РК таким філіям.

В такому випадку «…платник податку повинен кожній філії та кожному структурному підрозділу присвоїти окремий цифровий номер, про що має письмово повідомити контролюючий орган за місцем його реєстрації як платника податку на додану вартість.

При складанні податкової накладної філією чи іншим структурним підрозділом платника податку у графі "Постачальник (продавець)" податкової накладної спочатку зазначається найменування головного підприємства, зареєстрованого як платник податку, що визначене статутними документами, та через кому - найменування такої філії (структурного підрозділу).

У разі постачання товарів/послуг філії (структурному підрозділу) платника податку при складанні податкової накладної у графі "Отримувач (покупець)" спочатку зазначається найменування головного підприємства, зареєстрованого як платник податку на додану вартість, та через кому - найменування такої філії (структурного підрозділу), яка (який) фактично є від імені головного підприємства (покупця) стороною договору» (п.1 Порядку № 1307, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0137-16#n24 ).

Отже, щодо подання Повідомлення про делегування філіям (структурним підрозділам) права складання податкових накладних та розрахунків коригування (додаток 1 до Порядку № 21, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0159-16#n267 ) – воно «подається платниками у разі наявності у них філій (структурних підрозділів) разом з декларацією за перший звітний (податковий) період року і надалі разом з декларацією за той звітний (податковий) період, у якому відбулися зміни у переліку філій (структурних підрозділів)» (п.9 розд.ІІІ Порядку № 1307, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0159-16#n65 ).

Тобто у Вашому випадку у разі якщо право на складення ПН/РК буде надано в грудні 2025 р., то Повідомлення потрібно подати в складі декларації за грудень 2025 р.

Крім того також потрібно забезпечити підписання ПН працівниками філії, для цього потрібно подати Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (тип підпису - підпис податкових накладних ).

Про це також мова йде в роз’ясненні ДПС України:

«згідно із п. 10 Порядку № 1246 для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, орган ДПС за основним місцем обліку (за неосновним місцем обліку – для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557» ( категорія ЗІР 101.16 відповідь на питання «Який порядок реєстрації податкової накладної в ЄРПН у разі її складання філією, якій делеговано таке право?», посилання на повний текст: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=37317 ) .

Також у Вашому випадку доцільно налаштувати відповідну облікову програму таким чином, що б була можливість внесення на філії даних щодо отриманих та виданих ПН таким чином, що б ці ПН були враховані у разі формування декларації з ПДВ на головному підприємстві.

Щодо ведення бухгалтерського обліку: якщо підприємство має окремий баланс, то відповідно веде самостійно і облік господарських операцій, в т.ч. і бухгалтерський облік ПДВ ( про особливості бухгалтерського обліку ПДВ є матеріал на сайті Семінар Ком від 16.09.25 р. «Облік ПДВ: методологічні та практичні аспекти»: https://7eminar.ua/news/12075-oblik-pdv-metodologicni-ta-prakticni-aspekti ).

Також слід мати на увазі, що для здійснення обліку внутрішньогосподарських розрахунків згідно з Інструкцією № 291 ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n784 ) передбачений відповідний субрахунок 683 «Внутрішньогосподарські розрахунки»: «ведеться облік внутрішньогосподарських розрахунків з виробничими одиницями і господарствами, виділеними на окремий баланс, за взаємним відпуском матеріальних цінностей; реалізацією продукції, робіт, послуг; передачею витрат загальноуправлінської діяльності; виплатою заробітної плати працівникам цих господарств; за іншими видами розрахунків..».

Тобто цілком можливо, що наприклад, товар відвантажено філією (запис в обліку філії – Дт361 – Кт702), але кошти отримані головним підприємством. Тоді запис в обліку філії буде – Дт683/гол.пр. – Кт361.

Також стосовно ПДВ: припустимо виникає ПДВ до сплати, тобто кредитове сальдо с/рах.641/ПДВ. Та розрахунок потрібно передати на головне підприємство, запис повинна бути Дт641/ПДВ – Кт683/гол.пр.

Раді допомогти, звертайтесь ще!