Вимоги до валютних актів: оригінал чи сканкопія достатні

добрий день, питання стосується валютних актів по періодичним імпортним послугам. Постачальник не надсилає акти з оригінальним підписом, а надає сканкопію акту через ел.пошту. Чи достатньо такого акту нам? (ми платник ПДВ, великодохідник) Чи обов'язково має бути акт з оригінальним підписом?

ТК

Тамара, консультант

експерт

03.12.2025 | 15:45

Очікує відповідь

Все залежить від того, у Вас електронний чи паперовий документообіг.

Якщо сторонами обумовленно оформлення документів виключно в електронній формі, то в такому разі документальним підтвердження госпоперації у Вас слугуватиме електронний документ, на який накладено КЕП. Його сканкопія з інформацією щодо підписання документа буде лише його копією. Так, згідно з ст. 7 Закону № 851 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#n41 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону № 2155 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text. В цій-таки нормі вказано, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Якщо ж у Вас паперовий документообіг, то в такому разі Вам бажано мати все ж оригінал первинного документа, а не його сканкопію. Інакше податкова може не визнати таку сканкопію як первинний документ з усіма витікаючими з цього наслідками.

До речі, в ІПК від 25.12.2023 р. № 4874/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК податківці вказували:

"Враховуючи зазначене, первинний документ, складений в електронній формі, використовується для цілей бухгалтерського обліку, якщо він містить всі обов’язкові реквізити, визначені Законом, а присутній на ньому підпис дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та відповідає вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. В електронному документі інформація зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Відсутність на ньому підпису, який дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції перетворює «електронний документ» на «інформацію в електронному вигляді».

Копії, в тому числі виготовлені за допомогою засобів сканування, є лише копіями офіційних документів. Проте, копія, завірена в установленому порядку уповноваженими на це особами, може розглядатися як офіційний документ."

Раді допомогти, звертайтесь ще!