Використання паливної картки ТОВ торговим представником в Дніпрі

Працівник може постійно користуватися паливною карткою ТОВ для заправки орендованого у нього автомобіля, навіть якщо він працює дистанційно і не приїжджає до офісу. Прямих обмежень законодавство не містить. Важливо лише документально підтвердити, що пальне використовується у господарській діяльності товариства, інакше його вартість може бути розцінена як додаткове благо працівника (пп. 14.1.47 ПКУ) з відповідним оподаткуванням.

Для уникнення податкових ризиків потрібне оформлення:

Наказ керівника про закріплення орендованого авто за працівником, видачу йому паливної картки та встановлення порядку й ліміту її використання.

Документальне підтвердження службового характеру поїздок: подорожні листи або власний аналог підприємства, де фіксуються маршрути, пробіг, показники спідометра й залишки пального. Це підстава для списання пального у витрати за нормами, які підприємство має самостійно встановити та затвердити. Див. також https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Періодична звітність працівника:

чеки АЗС та звіт із доданими документами про використання транспорту, що підтверджує оприбуткування та службове використання пального. Чеки мають другорядне значення, якщо постачальник надає щомісячно відомість заправок, але підкреслюють що заправка відбувалася в місці яке відповідає маршруту авто.

Якщо документи відсутні або поїздки мають ознаки особистих, вартість пального визнається додатковим благом з утриманням ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта (п. 164.5 ПКУ) та військового збору 5%, а також відображенням доходу з ознакою «126» у додатку 4ДФ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!