Для правильного оформлення списання пального, використаного для роботи генератора, підприємству потрібно пройти кілька основних етапів.

1. Визначаємо та затверджуємо норми витрат пального.

Держава не встановила єдиних нормативів споживання для генераторів, тому підприємство розробляє їх самостійно. Для цього можна використати дані з технічної документації (паспорт або інструкція з експлуатації), або провести практичні вимірювання споживання пального під час роботи генератора.

Отримані результати оформлюються у вигляді норм (наприклад, літрів на годину роботи) та затверджуються наказом керівника. Саме ці норми стають підставою для подальшого бухгалтерського списання.

2. Ведемо облік фактичного часу роботи генератора.

Для цього складається Журнал обліку роботи генератора довільної форми, де фіксують дату та час запуску і зупинки, тривалість роботи в годинах, а також причину ввімкнення (наприклад, відключення електроенергії). На підставі цих даних визначається фактична кількість відпрацьованих годин.

Ведення Журналу обліку роботи генератора

Для визначення фактичного витрачання пального фіксуємо:

дату та час запуску/зупинки генератора;
загальну кількість годин роботи;
причину використання (відключення електроенергії, тестування, аварія).
Форма може бути довільною, але як первинний документ повинна містити всі реквізити ст. 9 Закону № 996.

3. Оформлюємо Акт на списання пального.

Акт — головний первинний документ, який підтверджує витрати пального.

Він є первинним документом, що має відповідати вимогам до первинних документів, встановленим ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

В акті зазначають модель генератора, період його використання, кількість годин роботи, норму витрати пального та загальний обсяг списаного пального, а також підписи членів комісії та затвердження керівника. Акт можна складати щомісяця або частіше – наприклад, щотижня.

Ні, законодавство України не вимагає обов'язкового додавання графіків відключення світла за кожен день до Акта-списання пального на роботу генератора. Графіки відключення світла можуть слугувати додатковим підтвердженням обґрунтованості використання генератора в певні періоди, особливо для бюджетних установ або під час перевірок контролюючими органами. Вони допомагають підтвердити, що генератор використовувався саме за призначенням — під час відсутності основного електропостачання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!