В 4ДФ відображати суми, неотримані померлим працівником за ознакою доходу «101» із зазначенням його ІПН. Буде нарахування і виплата, з ПДФО і ВЗ. На суми остаточного розрахунку ЄСВ нараховують.

Виплатити остаточний розрахунок померлого працівника можна члену сім'ї померлого на підставі наданої ним заяви на виплату ( Заява від родича померлого працівника ) та копії підтвердних документів. За відсутністю членів сім’ї виплата остаточного розрахунку померлого працівника проводиться спадкоємцю. Документом, який підтверджує право особи на спадщину від померлого, є свідоцтво про право на спадщину, видане відповідно до Закону України від 02.09.1993 №3425-ХІІ «Про нотаріат» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3425-12#Text .

Допомога на поховання застрахованої особи призначається члену сім’ї померлого або особі, яка здійснила поховання. Перелік таких осіб систематизовано в ст. 20 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#Text .

Допомога надається на підставі заяви особи, яка здійснила поховання, документа, що посвідчує особу, та витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання або довідки про смерть.

Допомога виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від ПФУ.

Зверніть увагу! Термін звернення – не пізніше шести календарних місяців з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (п. 5 ст. 24 Закону № 1105) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#Text

Припинення трудового договору насамперед треба показати в Д5, а остаточний розрахунок – в Д1 та 4ДФ.

Наприклад, працівник загинув 10.07.2025, а інформація надійшла до роботодавця 18.11.2025.
Відповідно наказ про припинення трудових відносин видається реальною датою – 18.11.2025. Дата припинення трудових відносин – 10.07.2025.

В такій ситуації відобразити інформацію «заднім» числом про припинення трудових відносин у Податковому розрахунку за липень 2025 року не можна, бо це подія минулого податкового періоду.

Тобто, потрібно внести цю інформацію «заднім» числом «Уточнюючим» податковим розрахунком за липень 2025. Таким чином в Додатку 5 зазначають наступні дані:

У графі 10 зазначається дата закінчення трудових відносин (дата смерті, зазначена у свідоцтві – 10.07.2025).
У графі 16 – дату і номер наказу, згідно з яким проведено звільнення (18.11.2025).
У графі 17 – підставу – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
У графі 20 потрібно проставити ознаку 0 – рядок на додавання (оскільки це буде «Уточнюючий» додаток 5).

Щоб правильно відобразити інформацію щодо померлого працівника в Д1 «Уточнюючого» Податкового розрахунку за липень 2025 треба відкоригувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14), відображені у липні 2025 року. Для цього в «Уточнюючому» Д1 січня формуєте два рядки:

1й – на вилучення рядка з ІПН померлого працівника із зазначенням в графі 14 кількості днів перебування в трудових відносинах – 31, а в графі 25 проставляється помітка «1»;
2й – на додавання вноситься вірний запис з ІПН померлого працівника, в графі 14 – 10 к.дн. перебування у трудових відносинах, а в графі 25 проставляється помітка «0».

Відповідно, потрібно провести аналогічні уточнення в Д1 серпня, вересня та жовтня шляхом подання «Уточнюючого» податкового розрахунку за кожен з цих місяців.

Остаточний розрахунок з померлим працівником відображаємо в Д1 та 4ДФ податкового розрахунку за листопад 2025. Із суми остаточного розрахунку померлого працівнику утримується ПДФО та військовий збір.

В 4ДФ за листопад 2025 сума остаточного розрахунку із померлим працівником, що виплачується членам сім’ї померлого працівника відображається за ознакою доходу «101» із зазначенням ІПН такого померлого працівника (ЗІР, категорія 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28373 ).

Допомога на поховання від ПФУ в сумі 4100 грн не оподатковується ПДФО, відповідно і військовим збором (пп. «а» пп. 165.1.22 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text ).

Допомога на поховання в неоподатковуваній сумі відображається в 4ДФ за ІПН отримувача (члена сім’ї) за ознакою доходу «146».

На виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах (ЗІР, категорія 201.04.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28134 ). Відповідно, нарахування остаточного розрахунку відображається в Д1 листопада 2025 як звичайна зарплатна виплата за ІПН померлого працівника. У графі 9 проставляється тип нарахування 1, а у графі 10 – місяць припинення трудового договору, тобто липень 2025 року.

А от допомога на поховання працівника, яка виплачується родичам померлого працівника, не включається до бази нарахування ЄСВ (ЗІР, категорія 201.04.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28235 ). Відповідно ця сума в Д1 не відображається.

Рекомендуємо для ознайомлення статтю Помер працівник: дії роботодавця з додаванням повного переліку корисних матеріалів https://7eminar.ua/news/1907-pomer-pracivnik-diyi-robotodavcya