Правильне відображення дати надходження товару в бухобліку

Варто скористатися рахунком 287 "Товари в дорозі"
У вашому випадку відповідно до умов договору ризики та вигоди фактично переходять до вас я покупця в момент передачі товару перевізнику. Хоча формально цього товару ще немає у вас на складі і він ще навіть не імпортований.

Тобто, з одного боку, такий товар повноцінно не можна визнати активом, адже ви не можете вільно ним розпоряджатися до моменту розмитнення та фактичного отримання такого товару, також не відома його повна собівартість, враховуючи митні платежі, послуги з доставки та розмитнення. Але і ваш постачальник вже передача вам права на нього в момент відвантаження.
В п.5 ПСБО 9 "Запаси" вказано, що запаси визнаються активом, якщо існує імовірність того, що
підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов'язані з їх використанням, та їх вартість може бути достовірно визначена.
В той же час Мінфін датою визнання активів при імпорті товарів називає дату, на яку до підприємства переходять ризики та вигоди, пов’язані з правом власності на цей товар (див. лист Мінфіну від 18.11.16 р. № 31-11410-07-27/32754)

Тому в такому випадку рекомендуємо використовувати рахунок обліку 287 "Товари в дорозі" і станом на дату відвантаження постачальником - 21.10.2025- товару робити проводку Дт 287 Кт 632 . Таким чином ви і відобразите товар в бухобліку відповідно до умов договору, і ще не зможете ним розпоряджатися до моменту фактичного отримання.

Далі вже при фактичному розмитненні та отриманні на склад 23.10.2025 (або іншою датою, якщо від митниці ще якийсь час товар їде до вас) переміщати такий товар на рах. 281 "Товари на складі". Дт 281 - Кт 287 з урахуванням вже всіх витрат на доставку такого товару до вас, що будуть формувати його первісну вартість.