Якщо Ви не нараховували такий резерв, то бажано почати все ж його нараховувати з початку року. Можете зробити перерахунок з 01.01.2025 або вже починати з 01.01.2026.

Спочатку розраховуєте залишок резерву (інвентаризацію) на виплату відпусток станом, наприклад, на 31.12.2025.

Залишок визначають за розрахунком, який грунтується на кількості днів щорічних відпусток, не використаних працівниками, та середньоденної оплати праці працівників. Середньоденну оплату праці розраховують згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/100-95-%D0%BF#Text.

Таким чином, на дату інвентаризації до уваги слід брати дні відпусток, які працівники заробили фактично.

Залишок резерву відпускних для кожного працівника розраховують так:

ЗВзал = З : (К - Св - Ч - ЧБ) × Двідп × КЄСВ

ЗВзал — залишок суми забезпечення виплат відпусток;

З — заробіток за розрахунковий період (січень-грудень 2025);

К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;

Св — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період (на період воєнного стану святкових днів немає).

Ч — час, протягом якого працівник не працював у розрахунковому періоді згідно з чинним законодавством і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково;

ЧБ — час, за який відсутні дані про нараховану ЗП працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану;

Двідп — кількість невикористаних днів відпустки;

КЄСВ — коефіцієнт, що збільшує резерв відпусток на суму нарахованого ЄСВ.

Тобто, станом на 31 грудня у Вас повинні бути точні суми по дням відпусток, які працівники фактично заробили.

Залишки резерву на завершення року проводите в бухобліку Дт 441 Кт 471.

Починаючи з січня 2026 року потрібно нараховувати резерв відпусток щомісячно на витрати періоду за Дт 23, 91, 92, 93.

Не створювали резерв відпусток: як виправити https://7eminar.ua/news/5311-ne-stvoryuvali-rezerv-vidpustok-yak-vipraviti

Алгоритм створення резерву відпусток https://7eminar.ua/news/4890-rezerv-vidpustok-yak-stvoriti-na-2025-rik