Ви вірно наголошуєте, що на таке авто, за яким працівникові здійснюється компенсація за використання власного транспорту, мають бути затверджені норми витрат. Наказ керівника про затвердження таких норм і буде документом, на який відбуватиметься посилання.
Незважаючи на те, що така компенсація встановлена згідно зі ст. 125 КЗпП, вона все одно розглядається як оподатковуваний дохід з оподаткуванням ПДФО 18% та військовим збором 5%. Вона не є базою для ЄСВ, що прямо встановлено Переліком №1170. Отже, якщо виникнуть сумніви щодо того, що це саме компенсація, — то автоматично з’являться й сумніви щодо звільнення від нарахування ЄСВ. У такому випадку виплата може бути розцінена як додаткове благо і стане базою для ЄСВ. Саме це й відбудеться, якщо норми витрат не затверджені, адже тоді ніяк не буде підтверджено компенсаційний характер витрат пального, і сума буде визнана додатковим благом, а це — плюс 22% витрат (через ЄСВ).
Тепер щодо встановлення норм витрат. Алгоритм дій однаковий — незалежно від того, встановлюються норми на власне, орендоване авто чи у такій договірній ситуації, як ваша. Необхідно затвердити норми розпорядчим документом підприємства — наказом керівника.
А вже друге питання — де взяти ці норми. Відповідь на сьогодні: розробити самостійно — це буде цілком правомірно.
Методичні рекомендації мають рекомендаційний характер. Обов’язкових норм не існує.
Старі норми витрат палива, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 №43 (далі — Наказ №43), скасовано наказом Мінінфраструктури від 02.11.2023 №1011.
Сьогодні замість колишнього наказу №43 ДП «ДержавтотрансНДІпроект» розробило:
Методичні рекомендації з нормування витрат палива;
Базові норми витрат (доповнення до «Методичних рекомендацій», окрема книга).
Ці документи створено на основі та на заміну попередніх Норм. Вони надають єдиний методичний підхід до обліку витрат пального, мастильних матеріалів, а також електроенергії для електротранспорту.
Важливо! Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури як обов’язкові. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд.
На сьогодні у підприємств є вибір:
використовувати власні норми, у тому числі ті, за основу яких було взято норми зі старого Наказу №43, або визначені за власними вимірюваннями;
використовувати базові норми та методичні рекомендації, про які йшлося вище;
замовити розробку індивідуальних нормативів.
Будь-які норми, навіть ті, що надані на індивідуальне замовлення ДержавтотрансНДІпроектом, стануть обґрунтуванням тільки тоді, коли будуть затверджені наказом керівника.
Зазвичай компенсація використання власного транспорту у службових цілях та порядок її нарахування оформлюються договором між підприємством і працівником або регулюються загальним положенням підприємства, а конкретний випадок оформлюється заявою працівника та наказом керівника.
Слід зауважити, що у разі договору або оформлення через заяву мова має йти саме про компенсацію використання власного транспорту, а не про окрему компенсацію вартості пального. Різниця суттєва: компенсація за використання власного транспорту (а витрати на пальне — як її складова) не обкладається ЄСВ, лише ПДФО та військовим збором. Натомість компенсація вартості пального — навіть за нормами — це класичне додаткове благо, що є частиною фонду оплати праці (Інструкція №5), і тому підлягає обкладенню ПДФО, ВЗ і ЄСВ.
Тож у цьому випадку наявність чи відсутність норм впливає не на саме оподаткування, а лише на напрямок витрат у бухобліку — чи буде це собівартість, чи інші операційні витрати.
Коли ж оформлюється компенсація використання власного транспорту у службових цілях, наявність норм є обов’язковою, бо саме вона підтверджує факт використання авто в інтересах роботодавця, обсяг витрат пального, а також може містити компенсацію інших втрат — зносу, витратних матеріалів, шин тощо. Усі ці норми мають бути зафіксовані у договорі або в наказі керівника.

Ресурсів, сайтів, платформ, де можна взяти матеріал про норми для нових авто, багато, і в першу чергу це сайти виробників конкретних марок та моделей автомобілів. Це до речі найпростіший шлях - скористатися саме технічними даними виробника. А підвищуючі коефіцієнти слід встановити самостійно, скориставшись Методичними рекомендаціями