Витрати на паливо: нормативні документи для компенсації співробітникам

Ви вірно наголошуєте, що на таке авто, за яким працівникові здійснюється компенсація за використання власного транспорту, мають бути затверджені норми витрат. Наказ керівника про затвердження таких норм і буде документом, на який відбуватиметься посилання.
Незважаючи на те, що така компенсація встановлена згідно зі ст. 125 КЗпП, вона все одно розглядається як оподатковуваний дохід з оподаткуванням ПДФО 18% та військовим збором 5%. Вона не є базою для ЄСВ, що прямо встановлено Переліком №1170. Отже, якщо виникнуть сумніви щодо того, що це саме компенсація, — то автоматично з’являться й сумніви щодо звільнення від нарахування ЄСВ. У такому випадку виплата може бути розцінена як додаткове благо і стане базою для ЄСВ. Саме це й відбудеться, якщо норми витрат не затверджені, адже тоді ніяк не буде підтверджено компенсаційний характер витрат пального, і сума буде визнана додатковим благом, а це — плюс 22% витрат (через ЄСВ).
Тепер щодо встановлення норм витрат. Алгоритм дій однаковий — незалежно від того, встановлюються норми на власне, орендоване авто чи у такій договірній ситуації, як ваша. Необхідно затвердити норми розпорядчим документом підприємства — наказом керівника.
А вже друге питання — де взяти ці норми. Відповідь на сьогодні: розробити самостійно — це буде цілком правомірно.
Методичні рекомендації мають рекомендаційний характер. Обов’язкових норм не існує.
Старі норми витрат палива, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 №43 (далі — Наказ №43), скасовано наказом Мінінфраструктури від 02.11.2023 №1011.
Сьогодні замість колишнього наказу №43 ДП «ДержавтотрансНДІпроект» розробило:
Методичні рекомендації з нормування витрат палива;
Базові норми витрат (доповнення до «Методичних рекомендацій», окрема книга).
Ці документи створено на основі та на заміну попередніх Норм. Вони надають єдиний методичний підхід до обліку витрат пального, мастильних матеріалів, а також електроенергії для електротранспорту.
Важливо! Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури як обов’язкові. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд.
На сьогодні у підприємств є вибір:
використовувати власні норми, у тому числі ті, за основу яких було взято норми зі старого Наказу №43, або визначені за власними вимірюваннями;
використовувати базові норми та методичні рекомендації, про які йшлося вище;
замовити розробку індивідуальних нормативів.
Будь-які норми, навіть ті, що надані на індивідуальне замовлення ДержавтотрансНДІпроектом, стануть обґрунтуванням тільки тоді, коли будуть затверджені наказом керівника.
Зазвичай компенсація використання власного транспорту у службових цілях та порядок її нарахування оформлюються договором між підприємством і працівником або регулюються загальним положенням підприємства, а конкретний випадок оформлюється заявою працівника та наказом керівника.
Слід зауважити, що у разі договору або оформлення через заяву мова має йти саме про компенсацію використання власного транспорту, а не про окрему компенсацію вартості пального. Різниця суттєва: компенсація за використання власного транспорту (а витрати на пальне — як її складова) не обкладається ЄСВ, лише ПДФО та військовим збором. Натомість компенсація вартості пального — навіть за нормами — це класичне додаткове благо, що є частиною фонду оплати праці (Інструкція №5), і тому підлягає обкладенню ПДФО, ВЗ і ЄСВ.
Тож у цьому випадку наявність чи відсутність норм впливає не на саме оподаткування, а лише на напрямок витрат у бухобліку — чи буде це собівартість, чи інші операційні витрати.
Коли ж оформлюється компенсація використання власного транспорту у службових цілях, наявність норм є обов’язковою, бо саме вона підтверджує факт використання авто в інтересах роботодавця, обсяг витрат пального, а також може містити компенсацію інших втрат — зносу, витратних матеріалів, шин тощо. Усі ці норми мають бути зафіксовані у договорі або в наказі керівника.

Ресурсів, сайтів, платформ, де можна взяти матеріал про норми для нових авто, багато, і в першу чергу це сайти виробників конкретних марок та моделей автомобілів. Це до речі найпростіший шлях - скористатися саме технічними даними виробника. А підвищуючі коефіцієнти слід встановити самостійно, скориставшись Методичними рекомендаціями