Алгоритм оренди приміщення нерезиденту: договір, підписання, інвойси

З урахуванням раніше наданих відповіденй, повідомляємо наступне.

Закон про ЗЕД № 959 в ст. 6 визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/959-12#n171):

"Зовнішньоекономічний договір (контракт) укладається суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності або його представником у простій письмовій або в електронній формі, якщо інше не передбачено міжнародним договором України чи законом. У разі експорту послуг (крім транспортних) зовнішньоекономічний договір (контракт) може укладатися шляхом прийняття публічної пропозиції про угоду (оферти) або шляхом обміну електронними повідомленнями, або в інший спосіб, зокрема шляхом виставлення рахунка (інвойсу), у тому числі в електронному вигляді, за надані послуги. Повноваження представника на укладення зовнішньоекономічного договору (контракту) може випливати з доручення (довіреності), установчих документів, договорів та інших підстав, які не суперечать цьому Закону. Дії, які здійснюються від імені іноземного суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності України, уповноваженим на це належним чином, вважаються діями цього іноземного суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності."

Отже, якщо представник нерезидента не може приїхати в Укану для підписання договору, Ви можете укласти договір і підписати його в електронній формі.

Договір може бути викладений декількома мовами, але одна з них має бути українська.

Законом Про забезпечення функціонування української мови як державної № 2704 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2704-19#Text) визначено наступне:

"Стаття 19. Застосування державної мови під час укладення міжнародних договорів України

1. Міжнародні двосторонні договори України укладаються державною мовою та мовою іншої сторони, якщо інше не передбачено таким міжнародним договором.2. Міжнародні багатосторонні договори укладаються мовами, погодженими сторонами."

Отже, ЗЕД-договір має бути укладений принаймні двома мовами, однією з яких має бути українська мова, як державна.

Щодо мови укладання договору юридичною особою додатково рекомендуємо звернутися до Мінекономіки, як органу що займається регулюванням ЗЕД-діяльності.

Щодо первинних документів

Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text) вказує на наступне:"

1.4. Усі первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська та інша звітність повинні складатись українською мовою.Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на українську мову."

Також МФУ в листі від 24.10.2011 № 31-08410-07-29/26066 вказує на таке:

"Относительно необходимости перевода первичных документов указываем следующее. Для бухгалтерского учета хозяйственных операций в соответствии с пунктом 1.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. N 88, все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном статьей 11 Закона Украины "О языках в Украине". Документы, составленные на иностранном языке, которые являются основанием для осуществления записей в бухгалтерском учете, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык."

Отже, Інвойси (акти наданих послуг, акти компенсації вартості комунальних платежів) також краще складати двомовними, щоб потім не робити автентичний переклад актів (інвойсів) на українську мову.