Ви можете оформити рішення про внесення додаткового капіталу або обліковувати такі кошти на рах.404 до моменту внесення змін.

Після набуття чинності з 27.08.2025 року Закону №4564-IX від 31.07.2025 року, внесення коштів до додаткового капіталу ТОВ не потребує держреєстрації змін до відомостей про юридичну особу в ЄДР. Оскільки розмір статутного капіталу, розміри часток у статутному капіталі чи склад учасників товариства не змінюються, змінювати статут в такому випадку також не потрібно.

Таке рішення про внесення додаткового капіталу достатньо оформити Рішенням єдиного учасника (якщо засновник один) чи Протоколом загальних зборів засновників (якщо засновників декілька) без нотаріального посвідчення, в разі, якщо розміри часток засновників не змінюються.

В ньому обов'язково зазначаються: розмір внеску, форма внеску (гроші, цінні папери, інше майно), строки внесення вкладу.
Про бухоблік такого внеску можете прочитати тут https://7eminar.ua/news/12183-dodatkovii-kapital-po-novomu-zakonu-4564-provodki-oblik-oformlennya

Збільшення суми статутного капіталу потребує нотаріального засвідчення протоколу загальних зборів (рішення єдиного учасника, якщо засновник один) та внесення змін в реєстраційні дані ТОВ в ЄДР.

Прямого строку, визначеного в законодавстві для внесення змін не встановлено. Але на піідставі ч.6 ст.18 Закону "Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю" https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2275-19#n85 можемо побачити, що:
"Учасники товариства можуть вносити додаткові вклади протягом строку, встановленого рішенням загальних зборів учасників, але не більше ніж протягом одного року з дня прийняття рішення про залучення додаткових вкладів."
Тому в вашому випадку як мінімум таке рішення про внесення варто зробити до того, як почали надходити кошти та не затягувати із внесенням змін в ЄДР.

Також варто проконсультуватися з юристом щодо юридичної частини проведення таких змін чи внесення змін до Статуту ТОВ в разі необхідності.