Для віднесення до витрат слід оформити первинний документ. Якщо навчання відбувається протягом тривалого часу, то доречніше обліковувати через 39 рахунок.

Підставою для бухобліку витрат на навчання є первинні документи, які містять відомості про господарську операцію. Також обов'язково має бути розпорядження (наказ) керівника на оплату навчання. Якщо унівенситет не надасть акт наданих послуг можна оформити самоакт, можливість оформлення кого дозволяє п. 2.5 Положення №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text, при цьому в такому самоакті мають бути всі необхідні реквізити для первинного документу відповідно до вимог ст.9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Витрати на професійну підготовку, навчання, перепідготовку або підвищення кваліфікації обліковуйте згідно з НПСБО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text як витрати поточного періоду.

Напрям витрат на навчання залежатиме від того, куди відносяться витрати на зарплату цього працівника (Дт 23, 92, 93, 94).

Якщо оплата навчання здійснюється авансом за певний період часу, понесені витрати, на нашу думку, доречно обліковувати на рахунку 39 (це дасть можливість об'єктивно відобразити витрати). Відповідно до Інструкції №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99#n441 рахунок 39 "Витрати майбутніх періодів" призначено для узагальнення інформації щодо здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах. У цьому разі за дебетом рахунку 39 відображається накопичення витрат майбутніх періодів, за кредитом — їх списання (розподіл) та включення до складу витрат звітного періоду.

В такому випадку, щомісяця нараховується сума витрат на навчання працівника. I якщо така оплата є оподатковуваним доходом фізособи, протягом трьох банківських днів з дня, що настає за днем такого нарахування, слід сплатити ПДФО та військовий збір.