Окрім добових за час відрядження, відшкодовуйте працівнику фактичні витрати на:
проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків). Відшкодувати можна не лише квитки на проїзд до місяця відрядження і назад, а й транспортні витрати за місцем відрядження;
оплату вартості проживання у готелях, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги;
оплату телефонних розмов;
обов’язкове страхування;
інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження.
За наявності підтвердних документів витрати у відрядженні не включаються до оподатковуваного доходу. До підтвердних документів належать, зокрема, транспортні квитки, готельні рахунки, страхові поліси, чеки та виписки з рахунку, що підтверджують вартість витрат.
Якщо під час відрядження працівник розраховувався платіжною карткою, вартість витрат засвідчується випискою (відомостями) з рахунку, що містить інформацію про виконані платіжні операції. Виписка може бути в паперовій або електронній формі.
За відсутності підтвердних документів виникає оподатковуваний дохід.
Витрати на відрядження обліковують на 372 рахунку. Аналітичний облік за цим рахунком ведеться окремо щодо кожного працівника в розрізі підзвітних сум.
Облік витрат на відрядження у бухгалтерських проведеннях :

Видано аванс на відрядження готівкою:Дт372 Кт301
Перераховано аванс на відрядження на картку працівника:Дт372 Кт311
Повернуто невикористану суму коштів Дт301 (311) Кт372
Суму добових віднесено на витрати:Дт91, (92, 93, 23) Кт372
Визнання витрат на проїзд та проживання:Дт91, (92, 93, 23) Кт372
Податковий кредит з ПДВ за транспортними квитками та готельними рахунками Дт641 Кт372
ПДФО та військовий збір, утримані з понаднормових добових та непідтверджених витрат: Дт661 Кт641 (642)

https://7eminar.ua/news/567-vidryadzennya-po-ukrayini

Раді допомогти, звертайтесь ще!