Так, списати дебіторську заборгованість підзвітної особи можливо, але лише після того, як вона буде визнана безнадійною. Станом на сьогодні, строк позовної давності за заборгованістю 2021 року ще не минув через його зупинення на час дії воєнного стану. Списання можливе, якщо існують інші підстави для визнання боргу безнадійним (наприклад, звільнення працівника та неможливість стягнення боргу).

1. Коли заборгованість можна списати?
Дебіторська заборгованість списується, коли вона набуває статусу безнадійної. Згідно з Національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», п. 4, безнадійна дебіторська заборгованість — це поточна дебіторська заборгованість, щодо якої:

існує впевненість про її неповернення боржником;
або за якою минув строк позовної давності.
2. Визначення строку позовної давності
Загальна позовна давність в Україні становить три роки (Цивільний кодекс України, ст. 257). Перебіг цього строку починається з дня, наступного за граничним терміном подання авансового звіту.

Важливо: На період дії карантину (з 12.03.2020 по 30.06.2023) та на період дії воєнного стану в Україні строки позовної давності, встановлені Цивільним кодексом, продовжуються (зупиняються).

Це означає, що для заборгованості, яка виникла у 2021 році, перебіг строку позовної давності зупинився 24 лютого 2022 року і поновиться лише після завершення воєнного стану. Таким чином, станом на 23.10.2025 строк позовної давності ще не сплив, і списати заборгованість на цій підставі неможливо.

3. Списання на підставі "впевненості у неповерненні"
Підприємство може визнати заборгованість безнадійною, якщо є впевненість у її неповерненні. Для заборгованості підзвітної особи такими підставами можуть бути:

звільнення працівника без погашення боргу;
неможливість утримати суму боргу із заробітної плати;
відсутність зв'язку з колишнім працівником та неможливість стягнути борг у судовому порядку.
Рішення про визнання боргу безнадійним на цій підставі приймає керівник підприємства, спираючись на документи, що підтверджують зазначені обставини.

4. Процедура списання
Списання безнадійної дебіторської заборгованості відбувається за наступним алгоритмом:

Проведення інвентаризації. Заборгованість виявляється та фіксується в Акті інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Обґрунтування списання. Інвентаризаційна комісія готує довідку або висновок про причини, з яких заборгованість стала безнадійною (наприклад, сплив строку позовної давності або неможливість стягнення).
Наказ керівника. На підставі інвентаризаційних документів керівник видає наказ про списання безнадійної дебіторської заборгованості.
Бухгалтерська довідка. На підставі наказу бухгалтер складає бухгалтерську довідку, яка є первинним документом для відображення операції в обліку.
5. Бухгалтерський облік
Списання безнадійної дебіторської заборгованості підзвітної особи відображається в обліку такими проведеннями:

Дт 944 «Інші витрати операційної діяльності» Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» — на суму списаної заборгованості.
Дт 071 «Списана дебіторська заборгованість» — одночасно сума списаної заборгованості відображається на позабалансовому рахунку. Вона повинна обліковуватися там не менше трьох років для спостереження за можливістю її стягнення у разі зміни майнового стану боржника.
Резерв сумнівних боргів (РСБ) для заборгованості підзвітних осіб зазвичай не створюється, оскільки вона не є фінансовим активом, тому списання відбувається безпосередньо на витрати.

6. Податкові наслідки
Податок на прибуток. Якщо підприємство є платником, що застосовує податкові різниці, фінансовий результат до оподаткування:збільшується на суму списаної дебіторської заборгованості (Податковий кодекс України, пп. 139.2.1);
зменшується на суму списаної дебіторської заборгованості, якщо вона відповідає ознакам безнадійної, визначеним у пп. 14.1.11 ПКУ.
ПДФО та військовий збір. Сума коштів, не повернутих підзвітною особою у встановлений термін, вважається її додатковим благом та підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (1,5% на момент виникнення доходу у 2021 році). Підприємство як податковий агент було зобов'язане утримати ці податки. Якщо цього не було зроблено, існує ризик донарахування податкових зобов'язань та штрафних санкцій.

Раді допомогти, звертайтесь ще!