Ключовим фактором для уникнення оподаткування є відсутність персоніфікації доходу.

Якщо дохід не персоніфікований. Якщо чай, кава, цукор та інші продукти знаходяться у вільному доступі для всіх працівників та відвідувачів офісу (наприклад, на загальній кухні), неможливо визначити, скільки саме спожила кожна конкретна особа. Такий дохід не може вважатися об'єктом оподаткування ПДФО та ВЗ, оскільки він не є персоніфікованим.така позиця висловлена в ЗІР https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=27610

Звісно, хоч це і важко уявити на практиці, може бути ситуація, коли можна чітко встановити, скільки продукції отримав конкретний працівник (наприклад, видача за нормами), вартість таких продуктів буде вважатися додатковим благом. Такий дохід оподатковується:ПДФО за ставкою 18% із натуральним коефіцієнтом. База оподаткування для ПДФО визначається із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512 (відповідно до Податкового кодексу України, п. 164.5)., та Військовим збором за ставкою 5%. Однак, це суто теоретичне припущення, оскільки така ситуація на практиці не може бути реалізована, і позиція податкової, висловлена в ЗІР - " вода, кава, чай, придбані за рахунок коштів роботодавця, що призначені для споживання в офісі будь-яким працівником та відвідувачем офісу, не може розглядатися як об’єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб."

Щодо ПДВ.

Щоб не нараховувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ, потрібно довести, що придбання чаю та кави пов'язане з господарською діяльністю підприємства.

Облаштування місця для харчування та відпочинку працівників можна обґрунтувати вимогами законодавства про працю. Зокрема, Кодекс законів про працю України, ст. 66 передбачає, що на роботах, де через умови виробництва перерву встановити не можна, працівникові має бути надана можливість приймання їжі протягом робочого часу. Забезпечення працівників чаєм та кавою є частиною створення належних санітарно-гігієнічних умов праці.
Якщо зв'язок з господарською діяльністю не доведено, таке використання вважається негосподарським. У цьому випадку підприємство, яке скористалося податковим кредитом при придбанні цих товарів, зобов'язане нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання з ПДВ згідно з Податковим кодексом України, пп. «г» п. 198.5. Базою оподаткування буде вартість придбання таких товарів. Це вже буде абсолютно безпечний підхід - відмовитися від податковог кредиту.
Списання вартості чаю/кави відображається записом: Дт 92 «Адміністративні витрати» Кт 209 «Інші матеріали»

Документальне оформлення: Наказ по підприємству: придбання чаю, кави та супутніх товарів слід обгрунтувати необхідністю забезпечення належних умов праці для працівників (з посиланням на ст. 66 КЗпП), а також для представницьких цілей (проведення зустрічей з клієнтами та партнерами). Також, у наказі можна затвердити перелік продуктів та орієнтовні норми їх споживання на місяць для контролю витрат. Придбані товари слід оприбуткувати на субрахунок 209 «Інші матеріали». Списання вартості використаних продуктів здійснюється на підставі акта списання, складеного комісією.

Раді допомогти, звертайтесь ще!