Витрати на міжнародне відрядження: коли їх відображати в обліку

Так, у цій ситуації правильним буде відобразити витрати, пов’язані з перевезенням до Туреччини — добові, пальне, дорожні збори та інші витрати — саме у вересні 2025 року, щоб дотриматись принципу відповідності доходів і витрат. Оскільки дохід за актом наданих послуг датований 29.09.2025, усі витрати, які безпосередньо пов’язані з цим перевезенням, також мають бути включені до витрат вересня. Це можна зробити шляхом складання проміжного авансового звіту станом на 30 вересня 2025 року.

Відрядження водія вважається одним безперервним відрядженням, на яке оформлюється один наказ, проте облік витрат у середині такого тривалого відрядження дозволено вести у кілька етапів. Тобто, навіть якщо водій ще не повернувся, підприємство може скласти проміжний авансовий звіт, щоб відобразити частину витрат за той місяць, у якому був отриманий дохід від наданих послуг.

Проміжний звіт оформлюється станом на 30.09.2025 і затверджується керівником. До нього включають усі документально підтверджені витрати з 16 по 30 вересня: чеки на пальне, квитанції, дорожні збори, а також добові за кожен календарний день перебування у відрядженні. Нагадуємо, що неоподатковувана норма добових для закордонних відряджень становить до 80 євро на день за курсом НБУ. Якщо сума перевищує цей ліміт, різниця оподатковується ПДФО за ставкою 18% і військовим збором — 5%.

Після повернення з відрядження водій складає остаточний авансовий звіт, куди включаються всі витрати за жовтень і проводиться остаточний розрахунок з підзвітною особою.

Таким чином, розбивати саме відрядження на два окремі не потрібно. Але складання проміжного авансового звіту на 30 вересня — цілком правильне і доцільне рішення, яке забезпечить коректне відображення витрат у тому ж звітному періоді, що й дохід.

Раді допомогти, звертайтесь ще!