Відшкодування витрат довіреній особі: бухгалтерські нюанси та можливості

Ні, авансовий звіт (Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт) є інструментом звітування за кошти, видані підприємством підзвітній особі, якою зазвичай є працівник. Відносини з працівниками регулюються трудовим законодавством, зокрема Кодексом законів про працю України.

У вашому випадку відносини з довіреною особою, яка не є працівником, мають цивільно-правовий характер і регулюються Цивільним кодексом України (ЦКУ). Така особа не є підзвітною у розумінні трудового законодавства, тому авансовий звіт не застосовується.

Відшкодування витрат сторонній особі, яка діяла на підставі довіреності, слід оформити як розрахунок за надані послуги (представницькі) в рамках договору доручення (навіть якщо він усний, а довіреність є його підтвердженням).

Для документального підтвердження та відшкодування витрат необхідно:

Отримати від довіреної особи звіт про виконання доручення у довільній формі.
До цього звіту мають бути додані оригінали первинних документів, що підтверджують понесені витрати (чеки, квитанції тощо).
На підставі цих документів скласти Акт приймання-передачі наданих послуг (виконаних робіт), який підпишуть обидві сторони. Цей акт буде підставою для відображення витрат у бухгалтерському обліку підприємства.

Оскільки виплата здійснюється фізичній особі, яка не є працівником і не зареєстрована як ФОП, ваше підприємство виступає податковим агентом. Сума відшкодування розглядається як інший дохід фізичної особи.

ПДФО та Військовий збір: Така виплата підлягає оподаткуванню на загальних підставах. Ви зобов'язані утримати із суми відшкодування:18% — податок на доходи фізичних осіб (Податковий кодекс України, пп. 164.2.20).
5% — військовий збір (згідно з чинним законодавством на дату вашого запиту).
Ці податки утримуються із загальної суми витрат, що підлягають відшкодуванню.

Цю виплату та утримані податки необхідно відобразити у єдиній звітності (в додатку 4ДФ) з ознакою доходу «127» (інші доходи).

Так, можна на картку. Після належного документального оформлення (звіт, акт) ви можете перерахувати кошти на особистий картковий рахунок фізичної особи. У призначенні платежу платіжної інструкції слід вказати підставу, наприклад: «Відшкодування витрат згідно з Актом №... від ... за довіреністю №... від ...».

Раді допомогти, звертайтесь ще!