Використання особистих номерів працівників ускладнює доведення виключно виробничого характеру розмов, оскільки межа між особистим та робочим спілкуванням розмивається. Податкові органи під час перевірки можуть поставити під сумнів, що всі 100% розмов були службовими. Щоб мінімізувати цей ризик, важливо мати чітко оформлені внутрішні документи (наказ, правила користування).

Якщо виробничий характер розмов не буде доведено, вартість таких послуг буде розцінена як додаткове благо працівника та оподатковуватиметься:

ПДФО за ставкою 18% із натуральним коефіцієнтом (Податковий кодекс України, п. 167.1).
Військовим збором за ставкою 5%.

а також ЄСВ 22% оскільки додаткове благо входиь до інших заозоіувальних та компенсаційних виплат згідно Існтрукціїї зі статистики заробітнох плати №5.

Оскільи номери оформлені особисто на працівників, то це додатково підтрджує факт наявності додаткового блага. Якщо мобільний зв'язок використовується виключно для виконання працівником своїх трудових обов'язків, така оплата не вважається додатковим благом., і це має бути документально підтврджено.

Для підтвердження виробничого характеру витрат необхідно мати:

Договір з оператором мобільного зв'язку, де абонентом виступає ТОВ.
Наказ керівника, в якому затверджено перелік посад (або конкретних працівників), які забезпечуються мобільним зв'язком у зв'язку з виробничою необхідністю.
Правила користування мобільним зв'язком, затверджені на підприємстві, де може бути зазначено про заборону використання його в особистих цілях.
Розрахункові документи від оператора (рахунки, акти), що підтверджують вартість наданих послуг.

Також, підтрдженням є розруківка дзвінків, також має значення, чи у робочий час здійснюються такі дзвінки.

Все це створює простір для необмежених ризиків. Податкова може вважати це додтаковим благом навіть через те, що здвінки убли здійснені невизначеним абонентам, а бо не у робочий час, або через відсутність належного контролю. Адміністрування таких витрат може бути досить громіздким.

Тому, можливо, з метою уникнення ризиків, одразу рахувати це як додаткове благо та нарахувати податки, сплатити їх , та утримувати їх із суми що призначена "на руки", з будь якого наступного доходу після оподаткування.

Щодо витрат, так, це будуь витрати підприємства в будь якому разі згідно ПСБО 16, і оскільки працівники, чий зв'язок оплачується, займаються продажами, ці витрати безпосередньо пов'язані зі збутом продукції (товарів, робіт, послуг). Відповідно до Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», такі витрати класифікуються як витрати на збут та відображаються на рахунку 93 «Витрати на збут».

Раді допомогти, звертайтесь ще!