Ситуація з авансом за відрядження: повернення коштів через зарплату

Добрий день! Працівнику було оформлено відрядження за кордон на 3 дні (23.08.-25.08) для укладання контракту з фірмою. Працівник провів переговори у перший день 23.08 у той же день повернувся додому. 22.08 йому авансом було оплачено відрядження по 80євро/день (240євро). Наразі ситуація така, що для авансового звіту у працівника немає чеків про використання коштів (їхав власним авто, ніде не зупинявся, чеку про оплату обіду не зберіг), тобто фактично можемо залишити йому лиш 80 євро за 1 день відрядження. Через касу повертати вже пізно. Чи можемо ми включити йому різницю коштів у рахунок зарплати за вересень, таким чином оподаткувати? Як це правильно зробити, якими документами провести?

АК

Антон, консультант

експерт

24.09.2025 | 21:05

Очікує відповідь

Якщо аванс на відрядження було видано у більшій сумі, ніж витратив працівник, він має після повернення з відрядження повернути зайві кошти до каси підприємства або на розрахунковий рахунок у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n21072): до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

Таким чином, Ваш працівник має повернути зайвий аванс до кінця вересня 2025 року.

Якщо він цього не зробить, така зайва сума авансу стає його додатковим благом.

Податковим агентом тут буде підприємство. Воно утримує ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта), перераховує їх до бюджету, подає звітність.
ПДФО сплачується на рахунок за кодом класифікації 11010400 – податок на доходи фізичних осіб, що сплачується податковими агентами, із доходів платника податку інших ніж заробітна плата за місцем реєстрації підприємства.
ВЗ сплачується на загальний рахунок також за місцем реєстрації підприємства.

Розраховані суми ПДФО та ВЗ утримуються із зарплати працівника:

Дт 661 ... Кт 6411 - ПДФО
Дт 661 ... Кт 642 - ВЗ

Раді допомогти, звертайтесь ще!