Чи потрібно оформлювати наказ на передачу МШП працівникам

Так, для передачі МШП (малоцінних швидкозношуваних предметів) працівникам обов'язково потрібно видати наказ по підприємству. Це є підставою для відображення операції в бухгалтерському обліку та підтверджує виробничий характер передачі, що унеможливлює оподаткування вартості цих предметів як додаткового блага працівника.

Обґрунтування

1. Чому потрібен наказ?
Наказ керівника є первинним розпорядчим документом, який фіксує господарську операцію та волю керівництва. У вашому випадку він виконує кілька важливих функцій:

Підтвердження виробничої необхідності. Наказ обґрунтовує, що комп'ютерні миші та сумки для ноутбуків передаються працівникам не як подарунок, а для виконання ними своїх трудових обов'язків.
Підстава для бухгалтерського обліку. На основі наказу бухгалтер складає документ на видачу МШП (наприклад, відомість видачі) та списує їх вартість з балансу на витрати періоду.
Уникнення податкових ризиків. Без належного документального оформлення контролюючі органи можуть розцінити таку передачу як безоплатно надані товари, тобто додаткове благо працівника. Це призведе до необхідності утримати ПДФО (18%) та військовий збір (5%) з вартості цих предметів. Наявність наказу, що підтверджує зв'язок передачі майна з виконанням трудової функції, знімає це питання згідно з Податковим кодексом України, пп. «а» пп. 164.2.17.

Зразок наказу
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «ВАША НАЗВА» (код ЄДРПОУ 12345678)

НАКАЗ

23.09.2025 м. Київ № 123-госп

Про видачу малоцінних швидкозношуваних предметів у користування

У зв'язку з виробничою необхідністю, з метою забезпечення належних умов праці та оснащення робочих місць працівників необхідним інвентарем,

НАКАЗУЮ:

Видати у користування працівникам Товариства малоцінні швидкозношувані предмети (далі — МШП) згідно з переліком у Додатку 1 до цього наказу.
Призначити матеріально відповідальними за отримані МШП працівників, зазначених у Додатку 1.
Головному бухгалтеру Сидоренко О. П.: 3.1. Забезпечити видачу МШП зі складу на підставі цього наказу та оформленої відомості видачі. 3.2. Відобразити в бухгалтерському обліку списання вартості виданих МШП на витрати звітного періоду. 3.3. Організувати подальший оперативний кількісний облік переданих МШП за матеріально відповідальними особами.
Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Директор ______________ Іван ІВАНЕНКО

З наказом ознайомлені: Головний бухгалтер ______________ Ольга СИДОРЕНКО Зав. господарством ______________ Петро ПЕТРЕНКО

Також див. Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (Форма МШ-2)

Раді допомогти, звертайтесь ще!