Відрядження на власному авто: добові, позичка та облік витрат

Добрий день.Працівник громадської організації буде відбувати у відрядження на власному авто.Договору оренди на авто немає, плануємо оформити через договір позички.Відрядження буде із м.Львів до м. Стрий на один день та м.Дрогобич на один день.Чи є мінімальна відстань для нарахування добових витрат, яка максимальна сума добових витрат у 2025 році? Чи можна оформити договір позички на авто працівника, чи можете дати посилання на зразок договору позички?Будемо видавати кошти наперед для закупівлі палива. Підкажіть як правильно розрахувати норму витрат палива на автомобіль, яким документом затвердити?

АК

Антон, консультант

експерт

22.09.2025 | 20:49

Відповідь надано

Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи з дотриманням гарантій ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719): працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

Мінімальної відстані між населеними пунктами для визнання поїздки відрядженням законодавством не встановлено.

Дійсно, для безподаткового відшкодування витрат на пальне необхідно укласти або договір оренди або договір позички авто працівника (Договір позички транспортного засобу).

Для відшкодування та списання вартості пального у відрядженні без податкових наслідків необхідні документи, що підтверджують його купівлю до або під час відрядження (чеки РРО, якщо купівля проводилась працівником), шляхових листів та затверджених норм списання пального (Наказ про затвердження норми витрати пального).

Щодо пального радимо наш курс: https://7eminar.ua/events/2651/4422

Раді допомогти, звертайтесь ще!