Обов'язкові документи для оформлення основних засобів підприємства

Для оформлення придбаних основних засобів (ОЗ) на підприємстві обов'язковими є два комплекти документів:

Документи, що підтверджують факт купівлі: договір, рахунок-фактура, видаткова накладна, документи про оплату та податкова накладна (для ПДВ).
Внутрішні документи для зарахування на баланс: наказ керівника, Акт приймання-передачі (введення в експлуатацію) основних засобів та Інвентарна картка обліку об'єкта ОЗ.
Обґрунтування

Процес документального оформлення придбаних основних засобів складається з кількох етапів, кожен з яких має бути підтверджений первинними документами. Первинні документи повинні містити всі обов'язкові реквізити, передбачені Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", ст. 9 та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, п. 2.3.

1. Документи, що підтверджують придбання ОЗ
Ці документи підтверджують перехід права власності на актив та є підставою для його оприбуткування. До них належать:

Договір купівлі-продажу (постачання): визначає умови угоди.
Рахунок-фактура (інвойс): є підставою для оплати.
Видаткова накладна (або Акт приймання-передачі від постачальника): підтверджує фізичне отримання активу підприємством.
Платіжні документи (банківська виписка, платіжне доручення): засвідчують факт оплати.
Податкова накладна: для платника ПДВ цей документ, зареєстрований в ЄРПН, є обов'язковою підставою для включення суми ПДВ до податкового кредиту.
2. Внутрішні документи для введення ОЗ в експлуатацію
Після отримання активу підприємство оформлює його зарахування до складу основних засобів.

А. Наказ керівника Керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про:

Створення постійно діючої комісії для приймання ОЗ.
Введення конкретного об'єкта ОЗ в експлуатацію.
Призначення матеріально відповідальної особи.
Встановлення строку корисного використання, методу амортизації та ліквідаційної вартості.
Б. Акт приймання-передачі (введення в експлуатацію) основних засобів Це ключовий документ, що підтверджує зарахування об'єкта до складу ОЗ. Важливо зазначити, що типові форми, затверджені Наказом Мінстату №352 від 29.12.1995 р. (зокрема, форма №ОЗ-1), втратили чинність з 22 жовтня 2021 року.

Тому підприємство має два варіанти:

Розробити власну форму Акта. Такий документ повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного документа. За зразок можна взяти скасовану форму №ОЗ-1.
Використовувати типові форми, затверджені Наказом Мінфіну №818 від 13.09.2016 р.. Хоча ці форми є обов'язковими для суб'єктів державного сектору, інші юридичні особи також можуть їх застосовувати.
Акт складається комісією, призначеною наказом керівника, і є підставою для відкриття Інвентарної картки.

В. Інвентарна картка обліку об'єкта основних засобів На кожен об'єкт ОЗ відкривається інвентарна картка, в якій фіксується вся ключова інформація: інвентарний номер, дата введення в експлуатацію, первісна вартість, технічні характеристики, дані про амортизацію, ремонти, модернізацію та вибуття.

Як і у випадку з Актом, типова форма №ОЗ-6 втратила чинність. Підприємство може розробити власну форму інвентарної картки або використовувати форми, затверджені Наказом Мінфіну №818 від 13.09.2016 р..

Раді допомогти, звертайтесь ще!