Радимо складати акти щомісяця.

З точки зору бухгалтерського обліку для правильного відображення витрат у бухобліку витрати слід визнавати у періоді їх виникнення (п. 7 П(С)БО 16 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text ), тобто щомісяця нараховувати орендну плату. Тому бухгалтерії ТОВ зручніше мати акти щомісячно, навіть якщо гроші ще не сплачені.

З точки зору цивільного права : якщо у договорі оренди передбачено щомісячне користування та нарахування орендної плати, то акти виконаних робіт (надання послуг) потрібно складати щомісяця.
Якщо ж у договорі прямо прописано, що акти складаються за іншим періодом (наприклад, раз на квартал або раз на рік) — тоді можна відображати орендні відносини саме в такому порядку.

З юридичного і бухгалтерського боку доцільно складати акти щомісяця (для підтвердження факту користування).

Оподаткування та сплата податків:

1. З суми орендної плати потрібно утримати ПДФО та ВЗ, а решту виплатити фізичній особі- орендодавцю. ЄСВ не нараховується.

Дохід від надання автомобіля в оренду включається до оподатковуваного доходу фізособи (п.п. 164.2.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 ). ТОВ- Орендар є податковим агентом по відношенню до фізичної особи, а значить відповідно до п.176.2 ПКУ зобов’язаний контролювати повноту утриманих та сплачених податків з сум виплачених доходів та відображати такі виплати в об'єднаній звітності.

Отже, ТОВ- Орендар при нарахуванні та виплаті оренди на користь фізичної особи повинен утримати із нарахованої суми оренди 18% ПДФО та 5% ВЗ, а решту виплатити фізичній особі.

ЄСВ не нараховується на суму орендної плати, виплаченої на користь фізичної особи згідно договору найму (оренди) рухомого майна, про що ДПС роз'яснює в ЗІР, категорія 201.01 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28136

2. ПДФО, утриманий з оренди, перераховуємо на розрахунковий рахунок з кодом бюджетної класифікації 11010400 — «Податок на доходи фізичних осіб, що сплачується податковими агентами, із доходів платника податку інших ніж заробітна плата».Військовий збір, утриманий з оренди, перераховується на той же розрахунковий рахунок, на який перераховуємо ВЗ із зарплати.

3. Сплата ПДФО та ВЗ до бюджету відбувається одночасно з виплатою оренди. Банки приймають платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування ПДФО та ВЗ до бюджету.

При цьому існують деякі нюанси -якщо оподатковуваний дохід нарахований, але не виплачений (не наданий) фізичній особі, то податки сплачуються не пізніше 30-го числа місяця, що настає за місяцем нарахування. Тому якщо юридична особа складе акт виконаних робіт за вересень, але не зможе виплатити оренду до 30.10.2025 року, то ПДФО та ВЗ потрібно буде сплатити до 30.10.2025 року. (п.168.1.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3877 ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!