Відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, працівник, який перебував у відрядженні, має надати підтвердні документи та відзвітувати про витрачені кошти не пізніше закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. У вашому випадку працівник повернувся 31.08 (неділя), а звіт подав 01.09, тобто в межах установленого строку.

Разом з тим, згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» № 996-XIV, господарські операції повинні відображатися у бухгалтерському обліку в тому періоді, коли вони фактично відбулися. Це означає, що витрати пального, використаного під час поїздки у серпні, повинні бути відображені саме у серпні, навіть якщо звіт і чеки надані у вересні.

Щодо шляхового листа. На сьогодні законодавством не затверджено уніфікованої форми шляхового листа. Підприємство розробляє і затверджує його форму самостійно (п. 2.7 Положення № 88, наказ Мінфіну від 24.05.1995 № 88). При цьому обов’язковими реквізитами є: дата, мета поїздки, маршрут, показники одометра на початок та кінець поїздки, дані про водія та транспортний засіб. Усі поїздки мають бути відображені у шляховому листі незалежно від того, чи складається він щоденно, чи за тиждень або місяць (як визначено обліковою політикою підприємства).

Отже, у шляховому листі поїздка 31.08 має бути зафіксована датою 31.08 із зазначенням маршруту та витрат пального.
У бухгалтерському обліку витрати пального списуються у серпні (період фактичного використання), навіть якщо підтвердні документи подані у вересні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!