За певних умов засновник може здійснювати на авто службові відрядження у госпцілях підприємства як член керівного органу підприємства. Адже в п.п. 170.9.1 ПКУ серед осіб, що потенційно відряджаються, згадані не лише працівники, але й члени керівного органу. Такі відрядження можна оформляти як на поїздки в межах України, так і до інших країн.

При цьому господарське призначення таких відряджень треба підтверджувати відповідними документами. Оформлення відрядження не відрізняється від випадку, коли їде штатний працівник підприємства на службовому авто. Підтвердженням використання пального є подорожній лист. Витрати на пальне (як і інші дозволені витрати на відрядження згідно з п. 170.9 ПКУ) розглядаються як витрати підзвітної особи та покриваються виданим авансом або поверненням понад аванс після відрядження.

У разі, якщо мова не про відрядження, використання підтвердити господарськими причинами неможливо, оскільки засновник формально не виконує трудової функції. У такому випадку можна побачити у використанні авто додаткове благо. Щоб уникнути цього, можливі такі варіанти: передати автомобіль в платну оренду засновнику (позичка засновнику заборонена — ч. 2 ст. 829 ЦКУ).

Відносини оформляються в рамках цивільно-правового законодавства: укладається договір оренди транспортного засобу (ст. 798–805 ЦКУ). Згідно зі ст. 799 ЦКУ такий договір складається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню. Тобто цей варіант придатний лише тоді, якщо ніхто, крім засновника, цей ТЗ не використовуватиме. Базою нарахування ПДВ буде звичайна ціна таких послуг оренди авто у співставних умовах. Ціна має відповідати ринковій, щоб уникнути надання індивідуальної знижки як додаткового блага за пп. 164.2.17 ПКУ та додаткового оподаткування ПДФО 18% з коефіцієнтом та ВЗ 5% на таку знижку.

Другий варіант, на наш погляд, найбільш прийнятний — оформити засновника на будь-яку посаду, можливо за сумісництвом. Це надає йому підстави користуватися службовим автомобілем для виконання службових завдань. Тоді витрати будуть господарськими, і додаткового блага не виникне. У разі оформлення за сумісництвом не виникає необхідності донарахування ЄСВ до мінбази, коли в певний місяць зарплата нижче мінімального рівня, тобто ЄСВ нараховується на фактичні суми. Це найбільш «екологічний» варіант використання.

Третій варіант — призначити користувачем транспортного засобу співробітника, який фактично буде за кермом службового автомобіля. Цілі поїздок при цьому формуються як господарські, наприклад, з вирішення управлінських питань. Таке оформлення фактично просто "приховує" використання автомобіля особисто засновником, але до першого інциденту, навіть незначного, коли його перебування за кермом буде зафіксовано. Також, це вимагає додаткового оформлення - потірбно прописувати функціїї цього штатного працвника, що по документах буде відповідальною особою та користувачем службюового автомбіля,узгджувати це з йог робочим графіком тощо. Таким чином, це можливо як разова тимчасова ситуація- на одну чи декльіка поїздок можна "зробити вигляд", що поїздку здійснив інший співробітник, але як система - це не підходить.

Також, зауважте, підзвітною особою засновник , який не є працвником, крім відрядження, у ніших ситуаціях бути не може. Тобто якщо він здійснює заправку при оплаті зі своєї картки, у звичайній поїздці по місту, відшкодувати це не можна. Оприбуткування пального доведеться проводити як безоплатно отримані запаси з визначенням доходу. Усе це потребує додаткового оформлення та документів.

На наш погляд, найбільш життєздатним є другий варіант -оформлення трудових відносин на неповний робочий час та формальну зарплату

Раді допомогти, звертайтесь ще!