За зазначених умов - на жаль ніяк! І не тільки тому, що це буде додаткове благо, але й тому, що в такому разі це буде операція реалізаціїї пального, на яку підпримєство не має права, оскліьки не має відповідної ліцензіїї та не є платником акцизного податку на продаж пального.

В даному випадку, який пропонується в питанні, відбувається наступне:

підприємство надає працівникові додаткове благо у вигляді пального;
підприємство передає пальне іншій особі, не маючи при цьому ліцензії на торгівлю;підприємство не сплачує акцизний податок при торгівлі пальним;підприємство не нараховує ПДВ на безоплатну передачу. Отже, всі ці дії утворюють різні порушення, як бачите, їх досить багато.
Адже будь-яка передача, з переходом права власності чи без такого переходу, є реалізацією пального, і це визначено у п. 14.1.212 ПКУ.
Це поширена помилка, але ж передача пального за приписом 14.1.212 ПКУ є його реалізацією. Тому підприємство не має права передавати пальне іншим суб’єктам.

Це штрафонебезпечна ситуація через порушення норм Податкового кодексу та Закону 3817,

Заправляти автомобіль пальним, що придбане підприємством , можна тільки у разі, якщо такий автомбіль оформлений в оренду (договір посвідчується нотаріально) або у позичку. Вочевидь , така схема не буде зручною, якщо автомобіль буде використовуватися лише декілька разів у місяць. Догвоір оренди чи позичики не передбачає. що власник буде користуватися ним: предмет оренди або позички передається за актом приймання передачі орендарю або позичальнику на весь термін оренди. І згідно главі .58 ЦКУ, орендар в такому разі несе витрати на експлуатацію та обсоуговування такого ТЗ.На жаль, законного варіанту передавати автомбіль в оренді назад орендодавцю і навпаки в межах дії догвору не інсує.

У разі періодичного використання транспорту працівника можливо офрмити використання власного транспорту із компенсацією. Така компенсація є додатковим благом. Оподатковується ПДФО та ВЗ. Відповідно до п. 11 розд. I Постанови № 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text сума компенсації працівникам за використання для потреб виробництва власного інструмента та особистого транспорту, не є базою нарахування єдиного внеску.

За заявою працівника наказом керівника можливо оформити використання автомобіля працівника у службових справах із виплатою відповідної компенсації. Порядок виплати компенсації (за що саме та яке підтвердження витрат буде необхідним) зазначається в наказі. Це предмет угоди сторін, але обґрунтованість витрат на пальне має бути підтверджена: шляховим листом та узгодженими нормами витрат на цей конкретний автомобіль (норми можливо взяти з Методичних рекомендацій https://insat.org.ua/services/ldvpe/6/ або встановити самостійно та підтвердити згодою сторін у договорі з працівником). Також, за згодою сторін можна компенсувати умовні амортизаційні витрати, розрахунок яких також має бути обґрунтований та узгоджений. Така компенсація не є орендною платою, не є заробітною платою, це окремий вид виплат, який є оподатковуваним доходом працівника (ПДФО 18%, ВЗ 5%), і такий вид виплат не підлягає нарахуванню ЄСВ (згідно з Переліком №1170 використання власного автотранспорту не підлягає нарахуванню ЄСВ).

Отже, сума компенсації за використання авто не належить до фонду оплати праці, вона є додатковим благом. Тому із суми компенсації потрібно утримати ПДФО у розмірі 18% та військовий збір у розмірі 5%. Ознака у формі №4ДФ у такому разі «126». В Додатку 1 - не зазначається взагалі.

Оформлення компенсації відбувається згідно з наданими працівником документами — це зазвичай шляховий лист, який містить завдання для поїздки та пройдений кілометраж, а бухгалтер на підставі наказу, де прописано порядок нарахування компенсації, складає бухдовідку та розраховує належну компенсацію та визначає податки. Регулярність виплати компенсації за використання власного транспорту у службових поїздках також визначається в наказі — це може бути раз на місяць, квартал, тиждень — як встановлено. Облік залишків пального при цьому не потрібний: працвник просто надає документи , що підтверджуть суму компенсаціїї (щокрема шлязовий лист, коли він їздив по службовиз завадннях), та підприємство компенсує вказану суму з виплатою відповідних податків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!