Як правильно оформити компенсацію витрат на пальне для працівника

Нанятый сотрудник использует свою машину в деятельности предприятия, предприятие компенсирует расходы на топливо.(закупается за счёт предприятия) Как правильно оформить эту операцию что бы у работника не возникло "додаткове благо" и не удерживать ПДФО та ВЗ. Может ли предприятие списывать эти расходы в свои затраты , можно ли включать в затраты расходы топлива на дорогу с работы и на работу.

ОК

Ольга, консультант

експерт

16.07.2025 | 10:26

Очікує відповідь

Витрати на паливо, що використовується для заправки автомобіля працівника, не є об'єктом оподаткування ПДФО та ВЗ, якщо автомобіль передано в безоплатне користування підприємству за договором позички або за нотаріально завіреним договором оренди.

За договором позички або оренди вважається, що автомобіль переданий підприємству, витрати на паливо вважаються витратами на господарські потреби підприємства, а не доходом працівника.

За договором про використання автомобіля транспортний засіб не вважається переданим на підприємство, тож заправку такого автомобіля податківці розцінять як додаткове благо для працівника (пп. «е» п.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250101#n3627) з відповідним оподаткуванням вартості палива ПДФО (з урахуванням коефіцієнту 1,219512) та ВЗ.

Підтвердженням, що витрати здійснені на гсподарську діяльність є подорожні листи з маршрутом поїздок і обліком пального. До подорожніх листів слід додавати чеки на заправку авто з АЗС. Навіть якщо оформлений договір позички або оренди - витрати палива напоїздки, які не пов'язні з господарською діяльністю мають оподатковуватися. Зокрема, це поїздки з місця роботи до дому та навпаки. Віднести вартіст палива на витрати можна, але це витрат не пов'язані з господарською діяльністю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!