Як правильно оформити відрядження до Італії та нарахувати

Підставою для відрядження є наказ по підприємству

Відрядження відбувається на підставі наказу.

Основний документ, що регулює питання адміністрування відрядження – Інструкція про службові відрядження по Україні та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text Комерційним підприємствам доцільно користуватися її нормами при складанні Положення про відрядження (підзвітні суми).

Розмір добових кожний роботодавець встановлює самостійно. Не оподатковуваний розмір за пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 в 2025 – 800 грн по Україні та за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

З метою оподаткування важливо щоб:

- Відрядження було пов’язане із госпдіяльністю;

- Окрім наказу про відрядження відряджений має надати підтвердні документи (проїзд, проживання, інші витрати)

- Якщо працівник використовує у відрядженні платіжні картки, обов’язково при звітуванні надається (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти.

Важливо вірно порахувати українські та закордонні норми добових, залежно від маршруту слідування у відрядження.

Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовуються у сумах, встановлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави). Це передбачено пп. 16.2 розд. ІІІ Інстукції « 59.

Приміром, 12.07.2025 відряджений виїхав прямим рейсом до Риму автобусом. В такій ситуації із дня вибуття можливо платити закордонні добові. Це право роботодавця. Якщо так, то це має бути прописано в локальному документі підприємства.

Приміром ,12.07.2025 відряджений вибув у відрядження до Риму, але із зупинкою у Львові. З 12.07. по 14.07. працівник перебував у Львові у справах, а 14.07. вибув прямим рейсом д Риму. В цій ситуації 12-13.07 українські добові, з 14.07. – закордонні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!