Законодавством не передбачено затвердженого переліку таких первинних документів.

До того ж більшість затверджених форм для обліку роботи автотранспорту було скасовано, тому підприємству потрібно самостійно їх розробити та затвердити на підприємстві, із зазначенням обов’язкових реквізитів первинного документа визначених у п.2 ст. 9 розд. ІІІ Закону № 996 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 та у пп. 2.3 п. 2 Положення № 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 .

На нашу думку, у підприємства повинні бути наступні документи щодо легкового автомобіля: наказ про введення в експлуатацію основного засобу (автомобіля), наказ про використання службового автомобіля, положення про використання автомобіля на підприємстві, положення про системи навігаційного моніторингу засобами глобальної системи GPS транспортних засобів (якщо використовуєте), наказ на проведення ремонту автомобіля, наказ про затвердження форми подорожнього листа / маршрутного листа / норм витрат палива тощо, подана форма № 20-ОПП до ДПС.

Найбільші витрати щодо утримання автомобіля зазвичай пов’язані із пальним. Рух пального, як і будь-яких ТМЦ, відображається в обліку за фактичними даними. Фактичний обсяг використання пального становить витрати підприємства, однак належність цих витрат залежить від того, чи знаходяться вони в межах нормативу.

Законодавство не встановлює вимоги списувати паливо виключно за затвердженими нормами, але використання нормативів надає підприємству переваги у податковому обліку та захисті під час перевірок.

Наразі, норми витрат палива, які є, мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури, як обов’язкові. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд.

На сьогодні у підприємств є вибір з:

- використовувати власні норми, у тому числі ті, за основу яких було взято норми зі старого Наказу №43 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0043361-98#Text ;
- використовувати базові норми та методичні рекомендації, про які йшлося вище https://insat.org.ua/services/ldvpe/6/ ;
- замовити розробку індивідуальних нормативів.
Списувати пальне на витрати потрібно на підставі первинного документа, який підтверджує фактичне витрачання ПММ. У первинних документах доцільно детально описувати дані господарської операції, вказуючи:

- показники спідометра;
- пробіг у кілометрах;
- заправлену та витрачену кількість ПММ;
- якщо виконувалися роботи, то обсяги виконаних робіт.
Для автотранспорту таким документом є подорожній лист. Також для підтвердження використання автомобіля у господарській діяльності підприємства важливо прописувати маршрут руху у подорожньому листі або окремо у маршрутному листі.

Типової форми подорожнього листа наразі немає. Підприємство має розробити її самостійно .

Це дозволяє уникнути додаткових питань під час перевірки ДПС, оскільки всі дані для визначення витрат наведено у первинних документах.

На підставі первинного документа складається акт списання, який затверджується керівником підприємства.

Щодо шин та аккумулятору ведеться аналітичний облік – ресурсу (набігу). Для цього передбачено:

• картку обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини (додаток 5 до Експлуатаційних норм середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджених наказом Мінтрансу від 20.05.2006 р. № 488 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0712-06#Text );

• картку обліку наробітку та відстежування обігу акумуляторних батарей (за формою, наведеною в додатку 12 до Правил експлуатування акумуляторних свинцевих стартерних батарей колісних транспортних засобів і спеціальних машин, виконаних на колісних шасі, затверджених наказом Мінтрансзв’язку від 02.07.2008 р. № 795 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0689-08#Text ).

Залежно від того, ким виконується ремонт та технічне обслуговування автомобіля у підприємства будуть договори з СТО, заказ – наряди, Акти передання-прийняття транспортного засобу, його складових, після надання послуг з технічного обслуговування та ремонту, відомість дефектів, акт списання запчастин, видаткові накладні, рахунки страхові полюси тощо.

Для розмежування виконаних робіт доцільно використовувати норми Положення № 102 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0268-98#Text та Правил № 615 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1609-14#Text .

Більше інформації та зразки документів https://7eminar.ua/events/4953/11611 , https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi та https://7eminar.ua/events/5110/11604

Раді допомогти, звертайтесь ще!