Заголовок тимчасово відсутній

Якщо працівник ТОВ придбав ТМЦ за власні кошти, а закупівля не входить до його посадових обов’язків, необхідно оформити наказ або доручення на таку дію, а авансовий звіт подати у строк, який визначається за домовленістю, проте краще - у межах поточного або наступного місяця.

Відповідно до підпункту 170.9.3 Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), якщо працівник підприємства за власні кошти виконує окрему цивільно-правову дію, зокрема закупівлю товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), то строки звітування, передбачені Положенням №148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n19 та пунктом 170.9 ПКУ, не застосовуються.

У цьому випадку закон не встановлює жорстких часових рамок для подання авансового звіту. Проте, з метою уникнення бухгалтерських та податкових ризиків, доцільно подавати звіт оперативно - одразу після завершення відповідної дії.

Щоб уникнути нарахування ПДФО (18%) та військового збору (5%), критично важливо, аби така дія працівника була заздалегідь погоджена керівником підприємства. Для цього необхідно оформити наказ або доручення на виконання конкретної дії, наприклад, на придбання ТМЦ від імені ТОВ.

Крім того, витрати мають бути належно підтверджені первинними документами, які свідчать, що дія була здійснена в інтересах підприємства, а не для особистих потреб працівника. До таких документів належать:

накладна, оформлена на ТОВ, фіскальний чек, акт приймання-передачі ТМЦ (на склад або відповідальній особі).

Висновок

Щоб законно відшкодувати працівнику витрачені власні кошти на ТМЦ без нарахування ПДФО і ВЗ, необхідно оформити наказ або доручення, зібрати підтверджуючі документи та подати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт

Раді допомогти, звертайтесь ще!