Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) "авансовий звіт" в обов’язковому порядку складається тільки у двох випадках:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

У інших випадках авансовий звіт не складається або складається за добровільним рішенням підприємства.

У Вашому випадку розрахунок був проведений безготівково і відсутні підстави для оподаткування витраченої суми, тому в обов’язковому порядку "авансовий звіт" не складається.

На підставі документів про оплату (готельний рахунок, роздруковані електронні квитки, чеки РРО/ПРРО тощо) та виписки з карткового рахунку дані витрати визнаються підзвітними у момент оплати і відносяться на витрати у момент звітування (надання підтвердних документів) працівником.

Квитки може придбати один працівник для себе чи інших до відрядження у межах своєї трудової функції. Для того, щоб підзвітні кошти, витрачені на відповідні квитки, не стали додатковим благом такого працівника необхідно передбачити видати наказ про купівлю таких квитків за підзвітні кошти з використанням корпоративної картки або передбачити наказом можливість придбання квитків за власний кошт з подальшим відшкодуванням за рахунок підприємства.
Стосовно оплати певних витрат за інших працівників у відрядженні Мінфін надав свою позитивну оцінку ще у 2014 році (Лист від 08.01.2014 № 31-07250-06-29/19). Коментований лист стосується корпоративної картки, але аналогічний підхід має діяти і у разі використання власної картки чи готівки, на нашу думку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!