На нашу думку, підставою для відшкодування є чек РРО, якщо він відсутній, то вартість пального не відшкодовується.

У разі придбання працівником товарів (ПММ) для потреб підприємства за власні кошти у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби подається звіт, а також підтвердні документи про використання коштів (наприклад, чеки АЗС).

Оскільки документів про понесені витрати працівник не надає, але у звіті ці витрати наводить і наполягає на їх поверненні, наслідки для підприємства, керівник якого затвердить такий звіт із відшкодуванням працівнику не підтверджених документально витрат, будуть такими.

1. Якби витрати, відшкодовані працівнику за авансовим звітом, були документально підтверджені, вони не оподатковувалися б за п. 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 . А під документально підтвердженими витратами, про які йдеться у пп. 170.9.1 ПКУ, маються на увазі саме оригінали документів, а не їх копії. Тобто працівник мав надати для звільнення від оподаткування відшкодування понесених ним витрат саме оригінали чеків на пальне.

Оскільки таких документів працівник не надав, відповідно, наслідки в оподаткуванні будуть такими: виникнення оподатковуваного доходу згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, з якого слід утримати ПДФО (із застосуванням натуркоефіцієнта 1,21951) у розмірі 18% та військовий збір — 5%.

2. Для обрахунку об'єкта оподаткування платник податку на прибуток використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат і фінансового результату до оподаткування.

У бухгалтерському обліку підставою для відображення господарської операції є первинний документ. Наголосимо: ТТН не є документом, на підставі якого можна визнавати витрати на придбання пального і вартість його використання. Завдання ТТН — лише підтвердити факт перевезення вантажу.

Тому, навіть якщо підприємство компенсує працівнику вартість придбаного пального, без отримання підтвердних документів щодо його придбання, таке підприємство не зможе пальне оприбуткувати (а потім списати). Тому суму нарахованого працівнику відшкодування підприємство спише на інші витрати (за Д-т субрахунку 949 або 977).

3. Підставою для визнання ПК з ПДВ при придбанні пального може бути або податкова накладна, складена на покупця і зареєстрована в ЄРПН, або фіскальний чек на суму не більш ніж 240 грн з ПДВ (п. 201.10, 201.11 ПКУ). Оскільки жодного із зазначених документів підприємство не має, то навіть у разі відшкодування працівнику згаданих витрат права на ПК з ПДВ підприємство не матиме.

Передусім слід зазначити, що відсутність фіскального чека на придбання пального свідчить про те, що СГ такого товару не придбавав, тобто немає чого списувати. Водночас такому працівникові не можна повертати витрачені для потреб підприємства гроші. Відповідно до приписів ст. 9 Закону № 996 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи .

Фіскальний чек є первинним документом. У п. 44.5 ПКУ передбачено, що в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк із дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, установленому ПК для подання податкової звітності. Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Отже, СГ потрібно відновити втрачений чек, що зробити буде важко, оскільки видачі дубліката фіскального чека на сьогодні не передбачено. Тому подальші дії залежать від вартості пального: або забути про витрати; або спробувати домовитися із продавцем про надання підтверджувальних документів; або шукати свій фіскальний чек на сайті ДФС, хоча, не знаючи його порядкового номера, це буде важко зробити.

Більше інформації https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi .

Раді допомогти, звертайтесь ще!