Відшкодовувати не заборонено, але із оподаткуванням

Не є доходом відрядженого працівника сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження, в т.ч оплату вартості проживання у готелях (мотелях) лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 ).

Інвойс та рахунок на проживання – це добре, але у відрядженого відсутній розрахунковий документ, що підтверджує оплату проживання (ФКЧ).

Отже, компенсація таких витрат роботодавцем утворить об’єкт оподаткування.

Відповідно до п.164.5 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627 база нарахування ПДФО розраховується із коефіцієнтом 1,219512. ВЗ розраховується без коефіцієнта.

В такому разі відряджений зобов’язаний прозвітувати у форматі надання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (пп. 170.9.4 ПКУ). Форма Звіту затверджена наказом МФУ від 28.09.2015 № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text

Якщо керівник підприємства приймає рішення щодо відшкодування (це віза на Звіті), то відносите ці витрати до складу витрат в бухобліку (Дт 92 Кт 372).

В податку на прибуток звісно є ризики виключення таких витрат з метою оподаткування (незалежно від застосування коригуючих витрат). Але в цій ситуації для витрат підтвердженням є саме рахунок на проживання, а не ФКЧ. Головне, що рахунок мав реквізити, обов’язкові для первинного документа (ї ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!