Наразі це питання не є однозначно врегульованим чинним законодавством України.

На нашу думку, якщо ліцензія на використання ПЗ дійсно буде виписана на Ваше підприємство, то Ви маєте право компенсувати працівнику витрати на таке придбання.

Оплата з карти може бути проведена на підставі пп.8 п.14 Постанови НБУ № 18, яка регулює валютні розрахунки на час дії ВС - дозволено оплачувати товари, послуги та роботи за кордоном з використанням електронних платіжних засобів (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0018500-22/ed20240910#Text):

• з усіх гривневих рахунків клієнта банку — в екв. 100 тис. грн на календарний місяць,

• без обмеження суми з усіх рахунків клієнта банку, відкритих в іноземній валюті

За таких обставин - для Вас це - придбання електронної послуги у нерезидента за визначенням п. 14.1.56-5 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256):

1) ПДВ - маєте скласти ПН як на придбані електронні послуги нерезидента:

Місцем постачання таких послуг є місце реєстрації покупця (Вас) за визначенням п. 186.3-1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4496).

Відповідно, Ви за правилами ст. 208 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5181) маєте скласти та зареєструвати ПН.

ПН складається на дату "першої події" з або дата інвойсу, або дата оплати (п. 187.8 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4528). При цьому, на нашу думку, датою оплати обираєте дату списання коштів з особової картки працівника.

2) податку на репатріацію немає.

Податок на репатріацію - не утримується, бо ці послуги потрапляють у виключення пп "к" п. 141.4.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240401#n10752).

Якщо ж ліцензія на ПЗ буде оформлена на фізособу

1) в цій ситуації по документам послуги нерезидентів купляє фізособа для себе, а не для Вас

За таких обставин Ви не можете компенсувати ці послуги фізособі, яка вона оплатила з власної картки.

2) якщо ж вони будуть оплачні, то це буде додаткове благо по фізособі.

Оподаткування додаткового блага

ПКУ - п. 164.2.17 "е" (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627) - ПДФО 18 %, ВЗ 5%

Якщо Ви не купляєте на себе ці послуги (рахунки не на Вас, а на фізособу (директора)), то на нашу думку, не можна говорити про придбання послуги саме Вами (як юрособою).

Тоді норми ст. 186 ПКУ не працюють (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4496) і Ви не маєте формувати та реєструвати ПН на послуги нерезидента, адже не Ви їх придбали.

Оплата таких послуг - є лише додатковим благом, наданим фізособі.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!