Заголовок тимчасово відсутній

Так, витрати компенсувати можна, але з оподаткуванням.

Податківці в ЗІР, категорія 103.04 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40099 зазначають наступне:
якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.

Отже, щоб не виникало додаткове благо потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію в розділ «права та обов’язки» окремий пункт:
В разі виробничої необхідності здійснює придбання матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, запчастин, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства. В такому разі таке придбання буде вважатися пов’язаним з трудовою функцією працівника.

Якщо придбання разове, вважаю. що можна обмежитися наказом, в якому доручаєте працівнику здійснити придбання тієї чи іншої речі або послуги.

Роботодавець може на підставі авансового звіту та копії квітанції компенсувати витрати працівнику. Проте безпечніше таке відшкодування оподаткувати ПДФО та ВЗ.
Пунктом 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20250101#n3965 визначено, що не оподатковуються документально підтверджені витрати. Частиною першою ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Тобто підтвердженням витрат мають бути оригінали документів, а не їх копії. Копію чеку не можна вважати первинним док

Раді допомогти, звертайтесь ще!