Заголовок тимчасово відсутній

Якщо машиніст не надав чеку про використання талону, вартість використаного палива «зависає» в його підзвіті. Аби уникнути зайвих запитань від контролерів, роботодавець має задокументувати факт отримання палива на АЗС.

Перше, що можна зробити - звернутися до постачальника. Але він не зобов'язаний надавати дублікат чеку, хоч і може це зробити. Також, можна спробувати відшукати чек в реєстрі фіскальних чеків в електронному кабінеті, але це важко зробити, не знаючи його номеру.

У разі, якщо талони придбавалися на умовах передоплаченого пального, яке вже перейшло у власність компанії, але зберігається на АЗС, чек лише підтверджує заправку в конкретний бак. В цьому разі можливо, щоб водій надав пояснення про загублення чеку, та внутрішнім документом підприємства було підтверджене фактичне переміщення пального в бак (Дт 203/бак Кт 203/пальне на відповідальному зберіганні на АЗС). При такій схемі обліку наявність чеку не критична.

У разі якщо талони були придбані як право - тобто талони обліковуються не як пальне, а як грошові документи або як запаси (331 або 209), тобто пальне надходить у власність лише при заправці, можливо запросити у АЗС замість чеку, який вони скоріш за все шукати не стануть, видаткову накладну.

Якщо і цього зробити не вийде, то буде допустимо оприбуткувати пальне за допомогою внутрішнього первинного документу ("самоакту"), як безоплатно отримане (за його справедливою вартістю), визначити дохід, та списати звичайним чином у витрати згідно з документами про використання. Щодо "втраченого" талону, витрати на його купівлю стають негосподарськими, тобто вони все одно потрапляють і в податкові, і в бухгалтерські витрати та зменшують фінрезультат. Але податковий кредит по цих 200 л пального доведеться компенсувати компенсуючою зведеною ПН, складеною за п. 198.5 ПКУ з кодом невидачі 13.

Дт 203 Кт 718 за "самоактом", Дт 91-94, 23 Кт 203 (за рапортами), Дт 949 Кт 331 (або 209) (списання вартості талону, в залежності на якому рахунку він обліковувався), Дт 949 Кт 6432, Дт 6432 Кт 6412 - компенсація ПЗ. В цьому, гіршому порівняно з першим, випадку підприємство, як бачите, втрачає ПДВ-кредит.

Раді допомогти, звертайтесь ще!