Заголовок тимчасово відсутній

Для вирішення питання щодо офіційного оформлення відшкодування витрат орендарю, який сплачує комунальні послуги за всю споруду, слід враховувати такі аспекти:

Відповідно до статті 626 Цивільного кодексу України (ЦКУ), договір є домовленістю сторін, яка визначає їх права та обов’язки. Якщо в договорі з орендарем передбачено, що він сплачує комунальні послуги за всю будівлю, а не тільки за орендовану площу, то такі умови є обов’язковими для виконання (ст. 629 ЦКУ).
Проте в договорі має бути чітко зазначено, чи компенсує орендодавець ці витрати орендарю і в який спосіб.

Варіанти оформлення взаєморозрахунків
- Компенсація орендарю через залік орендної плати
Згідно зі статтею 601 ЦКУ, зобов'язання може бути припинено зарахуванням зустрічних однорідних вимог. У цьому випадку:

Орендар сплачує комунальні послуги;
Ці витрати враховуються у зменшення його орендної плати;
Потрібно укласти додаткову угоду до договору оренди, де чітко зазначити, що комунальні витрати, сплачені орендарем, зараховуються в рахунок орендної плати.
- Оформлення договору доручення
Згідно зі статтею 1000 ЦКУ, одна сторона (повірений) може діяти в інтересах іншої сторони (довірителя) за її дорученням. У вашій ситуації:

Можна укласти договір доручення між орендарем, який сплачує всі комунальні послуги, і орендарями, які користуються іншими частинами споруди. Це може бути банатосторонній договір, за участю орендодавця.
У цьому договорі зазначається, що орендар, який сплачує послуги, виступає повіреним, а інші орендарі компенсують йому їхню частку витрат.
- Переклад витрат на інших орендарів
Інший варіант — укласти додаткову угоду між підприємством-орендодавцем та орендарем №1. У ній можна передбачити:

Орендар №1 оплачує всі комунальні послуги за будівлю;
Інші орендарі зобов’язуються компенсувати йому витрати пропорційно займаній площі;
Підприємство-орендодавець списує заборгованість за комунальні послуги інших орендарів, а орендар №1 отримує компенсацію від них безпосередньо.

-Податкові наслідки
Для орендаря, який сплачує комунальні послуги:
Якщо витрати на комунальні послуги перевищують його фактичне споживання, такі витрати є негосподарськими (п. 44.2 ПКУ). Це може вплинути на визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток.
Для підприємства-орендодавця:
Отримані компенсації за комунальні послуги враховуються у складі доходу (п. 135.1 ПКУ).
Якщо комунальні витрати за інших орендарів покриваються орендарем №1, це не звільняє інших орендарів від виконання їхніх зобов'язань перед орендодавцем.
Для інших орендарів:
Їхні компенсації орендарю №1 можуть вважатися витратами, якщо вони документально підтверджені договором і платіжними документами.

Рекомендації щодо документального оформлення
Перевірити умови договору оренди з орендарем №1 та іншими орендарями.
У разі необхідності укласти додаткову угоду до договору з орендарем №1, де передбачити механізм компенсації витрат.
Для взаєморозрахунків між орендарями укласти договір доручення або договір компенсації витрат.
Здійснити коректний бухгалтерський облік відповідно до умов договорів.

Без аналізу існуючих договорів складно вибрати оптимальний варіант.

Раді допомогти, звертайтесь ще!