Заголовок тимчасово відсутній

Придбали легкове авто на ТОвариство . Авто буде використовуватись бухгалтером і менеджером зі збути. Які документи , накази потрібно створити на підприємстві і які документи потрібні під час поіздок .
Чи можна закривати маршрутні листи один раз на два тижні?

ІК

Ірина, консультант

експерт

30.11.2024 | 23:34

Очікує відповідь

Документи, які потрібно створити на підприємстві

Наказ про введення автомобіля в експлуатацію:

Вказується, що автомобіль придбано, прийнято на баланс і введено в експлуатацію.
Зазначається відповідальна особа за автомобіль (наприклад, бухгалтер або керівник автотранспортного відділу).
Наказ про введення в експлуатацію основного засобу (автомобіля)

Наказ про закріплення автомобіля за працівниками:

Вказуються конкретні особи (бухгалтер, менеджер), які мають право використовувати автомобіль.
Описуються умови використання: робочі цілі, маршрути, порядок оформлення поїздок.
Наказ про закріплення службового автомобіля

Наказ про облік пального і маршрутів:

Визначається порядок обліку витрат пального, технічного обслуговування і маршрутів (наприклад, через подорожні листи).

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Щоб легально використовувати подорожні листи, підприємство має затвердити їх форму власним наказом (Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля), включивши:

всі обов’язкові реквізити первинного документу, як це передбачено ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

спеціальні реквізити, заради яких він власне і заповнюються – показники, що підтверджують обсяг виконаних транспортних робіт і витрат палива, зокрема інформацію про маршрут, пробіг та дані про пальне.

Хоча законодавство не вимагає заповнювати подорожній лист щодня, практика показує, що саме такий підхід є найнебезпечнішим для підприємства.

Складання одного листа на місяць може здаватися зручнішим, але виникає низка проблем із підтвердженням витрат.

Аналізуючи судову практику, бачимо, що податківці вимагають щоденну фіксацію даних. Тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Інакше сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися як достовірні.

Отже, якщо підприємство вирішило затвердити порядок, за яким подорожній лист складають раз на місяць, то в порядку має бути зазначено, що дані в такий лист вносяться щодня, коли автомобіль працював.

Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також:

маршрут, навіть якщо це стандартний шлях між однотипними пунктами. Бажано вносити не тільки адресу, але й назву підприємства чи підрозділу, до якого прямував автомобіль, ціль поїздки, показники спідометра на початок і кінець кожного робочого дня.

Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.

https://7eminar.ua/events/3703/8084

Раді допомогти, звертайтесь ще!