Заголовок тимчасово відсутній

Добрий день, як практично здійснити зберігання електронних документів? доки підписуємо на платформі Вчасно обома сторонами і потім зберегти документ на зйомний носій чи на комп, і цього достатньо чи потрібно ще якісь дії виконати? чи зберігати на платформі Вчасно? а протоколи підписів, що з ними потрібно робити? дякую

СК

Стефанія, консультант

експерт

27.11.2024 | 15:22

Відповідь надано

Згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» зі змінами та доповненнями https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15 суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях.

Також, зберігання електронних документів в Україні регулюється низкою нормативно-правових актів, зокрема:

Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5. Повний текст доступний тут: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1458-14
Методичні рекомендації "Облік і зберігання електронних документів", затверджені Державною архівною службою України. Ознайомитися з документом можна на офіційному сайті Державної архівної служби України: https://archives.gov.ua

Практичні рекомендації щодо зберігання електронних документів:

Зберігання на платформі "Вчасно":

Платформа автоматично зберігає документи в хмарному сховищі після підписання обома сторонами. Вимоги до захисту персональних даних визначені статтею 16 Закону України "Про захист персональних даних". https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17

Рекомендується завантажувати підписані документи та копіювати їх на локальні або знімні носії. Правила зберігання та резервного копіювання документів визначаються у внутрішніх положеннях підприємства відповідно до Порядку роботи з електронними документами. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1458-14

Протоколи підписів:

Протоколи підписів зберігаються разом із документами і підтверджують їх юридичну силу. Використання надійних сервісів електронного документообігу має відповідати вимогам Закону України "Про електронні довірчі послуги". Повний текст закону доступний за посиланням: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19

Регулярне резервне копіювання документів і протоколів має виконуватись на різних носіях. Вимоги до технічного захисту електронних документів регламентовані нормативними актами Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України. Інформація доступна на офіційному сайті Держспецзв'язку: https://dsszzi.gov.ua

Раді допомогти, звертайтесь ще!