Питання 1

Ви придбали електронну підписку на рік.

Тому в обліку на підставі акту нерезидента:

Дт 39 Кт 632 - на підставі акту

Дт 632 Кт 312 - оплатили

Дт 92 Кт 39 - рівними частинами списуєте на витрати на підставі бухдовідки.

Увага. За визначенням ПКУ, Ви отримали від нерезидента електронні послуги (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256):

"14.1.56-5. електронні послуги - послуги, які постачаються через мережу Інтернет, автоматизовано, за допомогою інформаційних технологій та переважно без втручання людини, у тому числі шляхом встановлення спеціального застосунку або додатка на смартфонах, планшетах, телевізійних приймачах чи інших цифрових пристроях. До таких послуг, зокрема, але не виключно, належать:

а) постачання електронних примірників, надання доступу до зображень, текстів та інформації, у тому числі, але не виключно, підписка на електронні газети, журнали, книги, надання доступу та/або завантаження фотографій, графічних зображень, відеоматеріалів;..."

Місце постачання цих послуг визначено так в ст.186 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240903#n4496):

"186.3-1. Місцем постачання електронних послуг вважається місцезнаходження отримувача послуг. "

Тобто, місце постачання цих послуг - там де Ви зареєстровані, Україна.

Це означає, що Вам треба скласти та зареєструвати ПН на ці отримані послуги за правилами ст. 208 -- на дату першої події - або дата інвойсу, або дата оплати (п. 187.8 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240903#n4528).

Питання 2

Інвойс може бути первинним документом на підставі якого Ви будете відображати послуги в тому періоді, коли вони фактично будуть отримані.

Тобто, якщо оплатити, наприклад в серпні (Дт 3712(632) Кт 312), а конференція відбулася в листопаді, то саме в листопаді буде Дт 92 Кт 3712 (632)).

МФУ лист від 16.02.2017 р. N 31-11410-06-5/4339:

«Оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.

Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури»

Також інвойс, як первинний документ, визнають і податківці

ЗІР (112.02, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=38541):

"Чи є рахунок (інвойс) документом, який підтверджує завершення валютної операції у разі імпорту робіт, послуг, прав інтелектуальної власності та інших немайнових прав без оформлення акта виконаних робіт (наданих послуг)?
Відповідь:
Банк завершує здійснення валютного нагляду за дотриманням резидентами граничних строків розрахунків у разі імпорту робіт, послуг, прав інтелектуальної власності та інших немайнових прав, призначених для продажу (оплатної передачі), після пред’явлення резидентом, зокрема, рахунку (інвойсу)."

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!