Заголовок тимчасово відсутній

Зберігання електронних документів затверджено Наказом №1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» https://zakon.rada.gov.ua/go/z1421-14. Це єдиний підхід до роботи з документами — незалежно від того, у якій формі вони створені (паперовій чи електронній). Підприємства мають організовувати діловодство з урахуванням вимог цього наказу.

Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк їхнього зберігання повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. Якщо існує ймовірність того, що документи не збережуться на електронних носіях протягом усього встановленого строку, підприємство зобов’язане продублювати їх на декілька електронних носіїв або зберігати у вигляді паперової копії (ст. 13 Закону № 851 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text).

При зберіганні електронних документів необхідно дотримуватися таких умов:

інформація, яка міститься в електронних документах, повинна бути доступною для подальшого використання;
повинна бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, у якому він був створений, відправлений або отриманий;
необхідно зберігати інформацію (за наявності), що дозволяє встановити походження та призначення електронного документа, а також дату й час його відправлення або отримання.
Контроль за оформленням на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання у структурних підрозділах здійснюють їх керівники.

Лист ДФС від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 https://tax.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/print-70975.html підтверджує, що електронні документи, зокрема внутрішні, мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови дотримання вимоги законодавства щодо їх оформлення.

Для переходу на внутрішній електронний документообіг (ЕДО) потрібно
-Розробити та видати внутрішній наказ про перехід на електронний документообіг.
-Вибрати сервіс електронного документообігу (ЕДО).
-Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП).
-Розробити інструкцію по веденню внутрішнього електронного документообігу.
-Ознайомити з ним усіх співробітників компанії, котрі будуть задіяні у цьому процесі.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

свідоцтва про право на спадщину;
документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
в інших випадках, передбачених законом (Стаття 8 Закону № 851 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text)

Раді допомогти, звертайтесь ще!