Заголовок тимчасово відсутній

Згідно з ч.2. ст.9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, в тому числі,

• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

Як бачимо, «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» – це два різних реквізити первинного документа, незалежно від того, в якій формі він складений: письмовій чи електронній.

Дійсно, наявність в ЕЦП інформації щодо посади підписанта дає можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції з урахуванням її посади. Проте, навіть з точки зору вимог ст.9 Закону № 996 відсутність окремого реквізиту вважається недоліком первинного документу. Хоча цей недолік й може визнаватися неістотним.

Проте питання в тому, чи готовий учасник господарської операції прийняти такий недолік, чи готовий він конфліктувати з контролюючим органом через цей недолік та доказувати, що той недолік є неістотним.

Це все можна врегулювати договором, тією його частиною, яка містить умову щодо обміну первинними документами в електронній формі. Тож якщо в цій частині договору прямо вказати про необхідність окрім ЕЦП зазначити окремо в первинному документі такий реквізит як «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення», то у контрагента не буде підстав сперечатися з цього приводу.

Висновок: відсутність в первинному документі такого реквізиту як «посада і прізвище осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення» є недоліком такого документу, який цілком може призвести до конфлікту з контролюючим органом. І хоча можна буде довести, що цей недолік є неістотним, право не наражати себе на конфлікт з контролюючим органом залишається за учасником господарської операції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!